Aspectos a considerar en la política de stocks

La política de stocks es el conjunto de reglas y criterios que una empresa aplica para gestionar sus existencias: cuánto almacenar, cuándo reponer y a qué coste. El stock es el conjunto de productos que se acumulan en un almacén, poseen un valor económico y son una parte fundamental para la actividad de una empresa; por eso, para evitar despilfarros, tiene que existir una política de stocks bien definida en toda la cadena de producción.

Mediante esta política, la empresa persigue conocer con exactitud el volumen de salidas o ventas de cada artículo durante el período programado, y decidir con ese dato cuánto stock mantener de cada referencia.

Aspectos clave a considerar en la política de stocks

La política de aprovisionamiento tiene como objetivo llevar a cabo estudios para resolver cuestiones como ¿Cuántas unidades de cada producto se deberían tener en el almacén? ¿Cuándo se debe llevar a cabo un producto? ¿Qué unidades se tendrían que solicitar en cada pedido? La respuesta está en los aspectos principales a considerar en la política de stocks, como:

Nivel de servicio

Es la capacidad de ofrecer los productos demandados en el momento de la compra del cliente. Si se quiere garantizar un nivel de servicio del 90% esto significaría que se debe tener prácticamente todos los productos que solicita el cliente. Pero atención, ¿a qué coste? Porque esto obligaría a tener un stock muy numeroso y es por ello que se incurriría en costes muy elevados de dicho stock. Para fijar ese equilibrio se suelen marcar un stock mínimo (el nivel que dispara un nuevo pedido) y un stock máximo (el techo que no conviene superar para no disparar el coste de almacenaje), calculados en función de la velocidad de rotación de cada producto.

Para no disparar ese coste, muchas empresas fijan el nivel de servicio calculando antes su stock de seguridad, el colchón mínimo de existencias que cubre picos de demanda o retrasos del proveedor sin necesidad de sobredimensionar todo el almacén.

Previsión de ventas

Aquí se puede decidir la cantidad óptima de producto para almacenar. Es por ello que se debe realizar un detallado estudio de la demanda de cada producto, es decir, se identifican o clasifican los artículos por su nivel de demanda para prestar mayor atención (tiempo, control e inversión) a aquellos artículos cuya rotura de stocks ocasionaría problemas a la empresa. Cuando más exacta sea la previsión de ventas, menos será el stock de seguridad que se tendrá que tener. Los siguientes factores nos ayudarán a dicha previsión:

• El estudio de las ventas de períodos anteriores, ya que analizando las ventas del año anterior o un promedio de los últimos años se puede conocer la evolución que sigue cada producto y utilizar los datos como indicador de futuras ventas.
• La oscilación sobre el histórico de ventas. El índice promedio de variación permite detectar si las ventas, del producto de estudio, siguen una tendencia al alza o a la baja y analizar las posibles causas y otros factores que puedan afectar a las ventas futuras.
• Estudiar la situación general del mercado ya que, la actividad económica sigue unos ciclos ascendentes y descendentes que influyen en el consumo, conocer la evolución de la economía ayudará a planificar la previsión de ventas.
• Y por último, conocer la evolución de la competencia.

Una forma habitual de priorizar este análisis es el método ABC de gestión de inventarios, que clasifica los productos según su peso económico para dedicar más control a los que realmente impactan en el negocio.

Coste de gestión

Como se ha visto anteriormente, una empresa necesita almacenar ciertas cantidades de materiales y productos, pero también se tiene que ser consciente del coste que genera dicho stock. Estos costes que se originan son de cuatro tipos:

• Coste por adquisición: el precio de compra del producto o la materia prima al proveedor.
• Coste de almacenaje: alquiler, personal, seguros y mantenimiento del espacio donde se guarda el stock.
• Coste de aprovisionamiento: la gestión administrativa y logística de cada pedido, desde que se emite hasta que se recibe.
• Coste por rotura: las ventas perdidas y la pérdida de confianza del cliente cuando el producto no está disponible.

En el extremo opuesto está el stock que deja de rotar: si quieres saber qué hacer con excedentes y devoluciones que se han quedado sin salida, conviene revisar cómo gestionar el stock inmovilizado en la empresa.

El plazo de entrega de proveedores

Por último, es fundamental tener en cuenta los plazos de entrega de los stock, ya que es el tiempo que transcurre desde la emisión de la orden de un pedido hasta la recepción de la mercancía y se incorporan al proceso productivo de la compañía.

Este periodo se conoce como lead time, y cuanto más se reduce, menor es el stock de seguridad necesario para cubrir la incertidumbre del suministro; con ello se rentabiliza la inversión y la rotación del stock. En este sentido es muy importante cualquier esfuerzo que haga la empresa para mejorar la colaboración con sus proveedores.

Apóyate en un sistema de gestión de inventario

Aplicar manualmente todos estos criterios en una hoja de cálculo se vuelve inviable a partir de cierto número de referencias. Por eso la mayoría de pymes acaba apoyando su política de stocks en un sistema de gestión de inventario, que automatiza el control de entradas y salidas, lanza alertas de stock mínimo y facilita el cálculo del stock de seguridad en tiempo real.

En resumen, aplicando una buena política de stock en una empresa se podrá disponer de los productos adecuados, en las cantidades necesarias y en el momento que se necesiten.