Método 5S: qué es y cómo implementarlo en la empresa

En logística y en concreto a través del sistema de producción Toyota se originaron varias herramientas para ser utilizadas en una cadena de producción. Por ejemplo, una de esas herramientas es el método de las 5S que se basa principalmente en mantener limpio y ordenado el puesto de trabajo.

El sistema de producción Toyota es una de las doctrinas más famosas y populares de fabricación en cadena donde se busca eliminar cualquier forma de despilfarro. Y una técnica de este modelo que ha tenido una amplia difusión fue el procedimiento de las 5S.

¿Qué es el método de las 5S y cuáles son sus 5 fases?

Esta técnica llamada las 5S se inició en los años 60 y se denomina así porque es la primera letra del nombre de sus cinco etapas en japonés, siendo una técnica de gestión japonesa que está basada en cinco principios muy simples. El método de las 5S se originó con el objetivo de lograr lugares de trabajo con mejores condiciones y sus cinco etapas son:

• Seiri es Clasificar (o eliminar lo innecesario): en esta etapa se separan los materiales y herramientas necesarios de los que no lo son, para deshacerse de estos últimos, ya que solo ocupan espacio y generan despilfarro.
• Seiton es ordenar: En esta etapa se ordena todo el material que se ha incluido como necesario, de tal manera que cada cosa tiene su lugar.
• Seiso es limpiar, a través de esta etapa se trata de limpiar la zona de trabajo y de realizar inspecciones para evitar que se siga ensuciando.
• Seiketsu es estandarizar: aquí se establece y se fija una serie de normas con el objetivo de que se realice siempre todo de la misma manera. Además, también se detectan las posibles desviaciones que podrían haber surgido hasta el momento.
• Por último, Shitsuke que es disciplina, es la encargada de crear el hábito o costumbre y engloba a las cuatro etapas anteriores, buscando la mejora continua.

La aplicación del conjunto de estas cinco fases se suele plantear en una empresa con el objetivo de que se cumplan en un plazo corto de tiempo. Evidentemente, en cualquier puesto de trabajo resulta indispensable tener todo limpio y ordenado para un mayor rendimiento, ya que de esa manera se logra que el proceso sea más eficiente y productivo. Pero a pesar de todo, esta técnica que resulta tan evidente no tendría que suponer una novedad para ninguna empresa, aunque lo es para muchas de ellas.

¿Qué beneficios tiene aplicar el método 5S en una empresa?

Los beneficios de esta técnica van más allá de tener un puesto de trabajo ordenado: afectan directamente a la productividad, la seguridad y los costes de la empresa. En resumen, lo que se busca a través de esta técnica es:

• Que el trabajador tenga una mejora considerable de sus condiciones de trabajo, ya que es más agradable y seguro trabajar en un lugar que esté ordenado y limpio.
• También, se pretende que se reduzcan los gastos de energía y tiempo.
• A parte, evidentemente, a través de esta técnica decaerían los accidentes laborales porque mejora la seguridad en el trabajo.
• Y todo ello para incrementar la calidad en la producción.

Al utilizar el método de las 5S se pretende conseguir un óptimo resultado en productividad como en satisfacción del personal. Y todo ello respecto a los esfuerzos que se realizan para conseguir una mejora en las condiciones de trabajo. Pero para avanzar en la implementación de otra herramienta del sistema lean es necesario que en la empresa exista un alto grado de disciplina.

¿Cómo implementar el método 5S en una pyme?

La implementación no requiere grandes inversiones, solo tiempo, constancia y el compromiso del equipo. Un plan básico para una pyme suele seguir estos pasos:

• Diagnóstico inicial: fotografiar el estado actual del puesto o del almacén antes de empezar, para poder comparar resultados después.
• Formar al equipo en qué significa cada una de las cinco fases y por qué se hace, no solo en las tareas mecánicas de ordenar y limpiar.
• Aplicar las fases de forma secuencial, empezando por clasificar y eliminar lo innecesario antes de organizar lo que queda; herramientas visuales como el método Kanban ayudan a mantener el orden logrado en la fase de Seiton.
• Auditar periódicamente con listas de control breves, en lugar de dar por hecho que el orden se mantiene solo.

El reto habitual no está en aplicar las tres primeras fases, sino en sostenerlas en el tiempo: por eso muchas empresas integran las 5S dentro de un programa más amplio de mejora continua (Kaizen), que aporta el marco de disciplina y revisión constante que exige la última fase, Shitsuke.

¿Qué opinas de esta herramienta del sistema de producción Toyota?