4 Beneficios de los sistemas de gestión de inventario

Un sistema de gestión de inventario (IMS) combina hardware, software y procesos operativos para controlar en todo momento qué stock hay, dónde está y cómo se mueve, con beneficios financieros y organizativos medibles. Comprar las herramientas correctas de seguimiento, como las etiquetas de activos y las soluciones de códigos de barras, es el primer paso, pero lo que marca la diferencia —ya sea en retail, sanidad, servicios públicos, fabricación, educación o administración pública— es diseñar e invertir en un sistema de gestión de inventario completo.

Los sistemas de gestión de inventario, también conocidos como IMS, son sistemas basados en hardware y software que combinan las últimas tecnologías de vanguardia con procedimientos y procesos operativos establecidos. Aunque en estos días, muchos IMS son lo suficientemente flexibles para la personalización, la mayoría de los sistemas incluyen un conjunto básico de características y funciones, que incluyen identificadores de seguimiento de activos (etiquetas y códigos de barras), herramientas de hardware para leer los identificadores (es decir, escáneres de códigos de barras), procesos de documentación e informes (es decir, FIFO, JIT) y, por supuesto, software de gestión de inventario diseñado para recopilar y sintetizar datos de inventario.

No sorprende que las operaciones que implementan sistemas de gestión de inventario inteligentes y bien integrados tecnológicamente obtengan una larga lista de beneficios, tanto financieros como organizativos. Estas son las 4 ventajas más impactantes de implementar un IMS:

1. Mayor apalancamiento para empresas en crecimiento

Si bien los sistemas de gestión de inventario se utilizan en una amplia gama de industrias únicas, el sector minorista es, posiblemente, el que ve el mayor retorno de la inversión en estos sistemas. Esto es especialmente cierto en el comercio electrónico multicanal, donde el mismo producto se vende a la vez en varias plataformas online y en tienda física.

Como este modelo todavía se está consolidando, lo mejor que puede hacer un minorista es tener un conocimiento firme de su situación de inventario. Clasificar el stock por rotación —por ejemplo, con el método ABC de gestión de inventarios— y perfeccionar la comprensión de los ciclos, los plazos de entrega y la reposición permite lograr los pronósticos y los planes de acción mejor informados.

2. Un plan de prevención de pérdidas incorporado

Ahora, cambiemos de tema al tema de la prevención de pérdidas, un tema que afecta a todas las industrias que se benefician de IMS. Si bien es algo que no todas las operaciones están felices de admitir, sería difícil encontrar una que no haya sido afectada por el problema. De hecho, solo en la industria de la construcción, el valor de la maquinaria y los equipos robados en obras europeas supera los 500 millones de euros al año. Es una figura asombrosa, pero también es una prueba de un caso importante.

Cuando se implementan los componentes de alta tecnología de los sistemas de gestión de inventario, por ejemplo, el software y los elementos de codificación de barras, las operaciones adquieren conciencia de cuándo, y en ocasiones, dónde desapareció el elemento por primera vez. Esto se puede hacer a través de escaneos de pocos segundos que recopilan información clave, como usuarios, instalaciones e incluso datos de calidad. Una vez que esta información se agregue dentro de un software IMS, los usuarios podrán identificar rápidamente lo que falta, lo que dará como resultado investigaciones más efectivas.

3. Mayor visibilidad de extremo a extremo

Cuando todos los miembros de la cadena de suministro pueden acceder fácilmente a un sistema para ver los niveles actuales, las ubicaciones y los tiempos de ciclo del inventario, se logra automáticamente una mayor visibilidad de extremo a extremo: menos errores de comunicación y una colaboración más ágil. Si además el software es lo bastante inteligente como para analizar datos históricos y generar indicadores clave (KPI), el resto de la cadena de suministro puede usar esa información como referencia más fiable que la previsión tradicional.

Además de mejorar la comunicación en la cadena de suministro, los sistemas que muestran a los clientes de comercio electrónico el nivel real de existencias tienden a mejorar la retención: evitan desabastecimientos, que suelen traducirse en pérdida de ventas, sobre todo frente a clientes nuevos. Coordinar bien esta información con la planificación de la producción, por ejemplo aplicando Just in Time, ayuda a evitar tanto la rotura de stock como el exceso de inventario inmovilizado.

4. Un mayor sentido de confianza en la división de ventas

Los profesionales de ventas, especialmente aquellos que trabajan en las industrias precarias de materias primas y productos químicos, a menudo hacen promesas que pueden ser difíciles de cumplir para sus productos con la vida útil más corta. Por supuesto, los vendedores naturales están acostumbrados a abrirse camino en situaciones impredecibles para obtener ganancias, pero los más poderosos son los que usan su talento para vender artículos con tiempos de entrega predecibles.

Como hoy se puede acceder a los sistemas de gestión de inventario en cualquier momento y lugar, estos profesionales de ventas llevan esa información siempre a mano, por mucho que fluctúe el stock. Ese nivel de confianza aporta certeza a unas condiciones de venta tradicionalmente inestables.

Ya se trate de una operación consolidada, multicanal o de una empresa que empieza, conviene adoptar un sistema de gestión de inventario tan completo como sea posible: sin él, el negocio corre el riesgo de perder el margen que ya está, sin saberlo, dentro de su propio producto.