Cómo crear un sistema de numeración de ubicaciones de almacén sencillo

Hoy nunca ha sido tan fácil simplificar las operaciones de almacén: prácticamente cualquier operación, sea cual sea su tamaño o capital, puede permitirse invertir en un sistema de gestión de almacén (WMS) efectivo. Cuando se implementa bien, un WMS abre la puerta a procesos más eficientes y precisos: mayor visibilidad de extremo a extremo, mejor planificación de la demanda, reposición automática y, en conjunto, menos gastos operativos.

Invertir en un WMS es relativamente sencillo para la mayoría de los almacenes, pero la operación no obtendrá esos beneficios —en particular, la reducción de costes operativos— si el software no va acompañado de un sistema completo de numeración de ubicaciones de almacén.

Un sistema de numeración de ubicaciones de almacén es, básicamente, lo que su nombre indica: una serie de códigos que identifican cada ubicación dentro del almacén. Parece una tarea sencilla, pero quien no tiene experiencia tiende a asignar los números de la forma más simple posible, sin que sean compatibles con los procesos ya integrados en el WMS.

Estos son los pasos a seguir antes de decidir el sistema de numeración de ubicaciones para tu almacén:

• Usa solo números.
• Mantén los códigos lo más cortos posible.
• Identifica los elementos de cada ubicación para formular un número estratégico.
• Sé cuidadoso con la colocación de los SKU.
• Completa tu sistema con etiquetas especializadas.

Sigue leyendo para ver cómo poner en práctica cada uno de estos puntos.

Usa solo números

Según Don Benson, consultor especializado en operaciones minoristas, mayoristas y de fabricación, los sistemas de numeración de ubicaciones deberían usar solo números. La razón es práctica: el sistema deja de ser efectivo a partir de la quinta o sexta letra del alfabeto (‘E’, ‘F’, ‘G’…), así que los caracteres alfabéticos solo funcionan bien en situaciones con cinco o seis opciones como mucho. También recomienda numerar los elementos de cada ubicación —como los niveles de una estantería— y no solo los pasillos: así se crea un subsistema propio para cada pasillo, con mayor precisión y menos margen de error humano al operar.

Mantén los códigos lo más cortos posible

Da igual si tu almacén abastece a una pequeña tienda familiar o a una gran corporación: mantener los códigos de ubicación cortos es clave. Cuanto más cortos, menos riesgo de confusión y más fácil resulta orientarse para quien es nuevo en la instalación. Además, cuanto más largo es un código, mayor es la probabilidad de que el escáner —o quien lo maneja, con las prisas— cometa un error al leerlo.

Identifica los elementos de cada ubicación para formular un número estratégico

Como decíamos, lo más adecuado es asignar los números según los elementos de la ubicación, no solo según el pasillo en el que se encuentran. Para ello hay que tener en cuenta varios factores:

• La sección o zona dentro del almacén.
• El pasillo de la ubicación.
• La estantería o bahía.
• El nivel del estante (siempre empezando desde el suelo hacia arriba).
• El posicionamiento dentro del nivel (siempre de izquierda a derecha; muchos almacenes usan además números pares para un lado del pasillo e impares para el otro, para orientarse más rápido).
• El posicionamiento en el bastidor de palets, si aplica (doble o triple ubicación según la complejidad del sistema de estanterías).

Formulado correctamente, el resultado debería ser una secuencia como esta:

Zona: Productos secos, Pasillo 01, Estantería 01, Nivel 1, Posición 1

Como es poco habitual que un sistema de estanterías supere los nueve niveles, este esquema funciona bien en la mayoría de los casos. Para operaciones que usan cajones para artículos pequeños, Benson recomienda usar dos dígitos que describan la ubicación mediante un localizador de cuadrícula de 9×9 (fila y columna).

Sé cuidadoso con la colocación de los SKU

Aunque no siempre sea posible, muchos expertos recomiendan no colocar más de un SKU en cada ubicación. Hacerlo puede comprometer la eficacia del sistema de numeración y generar confusión durante el picking y la reposición, lo que a su vez provoca errores de embalaje. Para decidir bien dónde colocar cada SKU, usa los datos de tu WMS para identificar los artículos que rotan más rápido y ubícalos en las zonas más accesibles.

Completa tu sistema con etiquetas especializadas

Una vez decidido cómo vas a asignar los números de ubicación, toca mostrarlos con etiquetas de almacén adaptadas a tu operación: hay opciones pensadas para distintas tecnologías de lectura y condiciones ambientales (humedad, temperatura, roce constante), así que conviene elegir el material y el formato según dónde vayan a colocarse.

Y recuerda: la automatización del almacén es tu aliada, pero son sistemas como este los que demuestran que una planificación cuidadosa y una buena comunicación son piezas clave para construir el almacén más eficiente posible.