¿Qué es la identificación automática y captura de datos?

Uno de los avances tecnológicos más importantes de los que se han beneficiado fabricantes, almacenes y centros de distribución en los últimos años es la identificación automática y captura de datos, más conocida por sus siglas en inglés, AIDC. Implementada de forma estratégica, resuelve una multitud de problemas, desde la verificación de identidad hasta el seguimiento de inventario. Su aplicación forma parte, cada vez más, de la automatización logística al alcance de cualquier pyme.

Una definición de identificación automática y captura de datos

AIDC es el proceso que se utiliza para identificar y recopilar datos. Una vez completada la recopilación, los datos se almacenan automáticamente en un sistema informático, donde después se clasifican y, según el software, se agregan. El proceso de AIDC se realiza sin necesidad de teclado, y normalmente se integra para rastrear artículos, inventario, herramientas, activos e incluso trabajadores.

Cómo funciona la identificación automática y la captura de datos

AIDC engloba un espectro relativamente amplio de tecnologías específicas. La lista incluye:

• Códigos de barras.
• RFID (identificación por radiofrecuencia).
• Iris y sistemas de reconocimiento facial (biometría).
• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
• Tiras magnéticas.
• Tarjetas inteligentes.
• Reconocimiento de voz.

Todas estas tecnologías emplean AIDC de formas distintas, según los entresijos de cada proceso.

Por lo general, el dispositivo capta imágenes, sonidos o vídeos del objetivo y recoge los datos con ayuda de un transductor. Los transductores difieren según la tecnología —un código de barras, una tarjeta inteligente, un RFID o cualquier otra—, pero el objetivo es siempre el mismo: convertir el sonido, la imagen o el vídeo en un archivo digital.

A partir de ahí, los datos capturados se guardan en una base de datos o se transfieren automáticamente a un sistema en la nube, donde pueden analizarse y clasificarse según cómo esté integrado el software con el dispositivo de captura.

Aunque AIDC cubre un alcance amplio, la tecnología se usa principalmente para tres cosas: identificación y validación, seguimiento de activos, e interconexión con otros sistemas.

Los beneficios de usar identificación automática y captura de datos

Para entender los beneficios de AIDC conviene fijarse primero en las tecnologías concretas que mejora:

• Lectores de códigos de barras: AIDC lleva años presente en forma de etiquetas de códigos de barras y lectores. Se usan para el seguimiento, la identificación y el conteo en sectores muy distintos: comercio minorista, sanidad, educación, almacenes, fabricación, ocio y muchos más.
• RFID: las etiquetas RFID transmiten información mediante ondas de radio y se capturan con un lector especial a través de AIDC. Suelen colocarse en artículos que necesitan seguimiento avanzado o recopilación de datos en tiempo real.
• Biometría: identifica a las personas mediante un proceso de escaneo AIDC especializado que compara características biológicas, como el iris o las huellas dactilares. Antes solo existía en películas de ciencia ficción; hoy se usa en entornos de oficina e incluso en el móvil.
• OCR (reconocimiento óptico de caracteres): emplea AIDC para escanear texto impreso o manuscrito. Es la tecnología que hace posible la digitalización de documentos.
• Tiras magnéticas: usan AIDC para que la información pueda «deslizarse» y verificarse casi al instante. Casi todo el mundo lleva esta tecnología encima en algún momento: tarjetas de crédito o débito, tarjetas de acceso a edificios, carnés de biblioteca, títulos de transporte público, etcétera.
• Tarjetas inteligentes: son, en esencia, una versión más avanzada de las bandas magnéticas. Se usan de forma similar, en tarjetas de uso personal, y también es la tecnología AIDC presente en los pasaportes.
• Reconocimiento de voz: de forma parecida a la biometría, captura datos de voz que luego se analizan automáticamente mediante AIDC, comparando la voz con un catálogo de referencias.

Los desafíos del uso de la identificación automática y la captura de datos

Como muchas de estas tecnologías implican evaluar y almacenar información —parte de ella confidencial—, siempre existe el riesgo de robo, fraude o fuga de datos. Este riesgo forma parte del reto más amplio de la digitalización de la pyme: adoptar tecnología sin descuidar la seguridad de los datos que maneja.

Toma como ejemplo el RFID: las etiquetas pueden contener una cantidad importante de información, pero eso no significa que esté siempre a salvo. Al funcionar mediante ondas de radio, las señales RFID pueden interceptarse, lo que expone esa información a quien tenga capacidad técnica para intentarlo —por eso conviene combinarlas con cifrado o controles de acceso adicionales en los usos más sensibles.

Además, AIDC avanza constantemente, como el resto de tecnologías, pero todavía no existe un estándar único e integrado, lo que significa que no siempre funciona igual de bien entre sistemas distintos. Aun así, hoy existe una amplia gama de soluciones que ya incorporan tecnologías AIDC listas para usar.