Cómo diseñar un plano de planta de almacén

El plano de planta de almacén es el diseño que distribuye las zonas de recepción, almacenaje, picking y expedición dentro de las instalaciones, y del que depende directamente la eficiencia de todo el flujo logístico. Cualquier almacén experimentado o administrador de instalaciones sabe que un plano de planta incorrecto puede romper una estrategia operativa global, interrumpiendo el flujo tan severamente que los objetivos podrían no cumplirse, el inventario y el equipo podrían dañarse, y el personal podría incluso ponerse en peligro. Por el contrario, un plano de planta de almacén bien diseñado, con las mejores prácticas en mente, mejora las operaciones: acelera los tiempos de cumplimiento de pedidos, ayuda a alcanzar los objetivos de seguridad y ofrece un retorno de la inversión más rápido.

A continuación se explica en detalle qué se necesita para diseñar e implementar con éxito un plano de planta de almacén que resuelva las dificultades más habituales del sector, con ejemplos y buenas prácticas contrastadas por profesionales del diseño de almacenes.

Conceptos básicos de la planta de almacén

Antes de profundizar en las complejidades, echemos un vistazo a los conceptos básicos de los planos de planta del almacén:

• Referencia al plano: puede parecer que el diseño del espacio se conoce de memoria, pero lo último en lo que hay que confiar al crear un plano de planta es la memoria. Conviene contar siempre con un plano del almacén (si es un espacio alquilado, el propietario debe tenerlo disponible) y familiarizarse con todas las medidas y características antes de tomar decisiones importantes.
• Creación de un esquema de diseño de almacén: hay varias formas de hacerlo, dependiendo del alcance de la operación y del presupuesto disponible. Si el equipo cuenta con arquitectos, lo lógico es encargarles el esquema; si no, también se puede crear a mano, a la manera tradicional, aunque existen programas gratuitos o de bajo coste que ahorran tiempo y ofrecen mediciones más precisas. SmartDraw, por ejemplo, es fácil de usar y viene con ejemplos de planos de almacén precargados que sirven como punto de partida.
• Organización del esquema de diseño en zonas: la experta en diseño de almacenes veteranos Krista Fábregas sugiere organizar el esquema de diseño en tres zonas: 1) equipo y área de trabajo circundante, 2) zonas de producción y áreas de flujo de trabajo, y 3) áreas de almacenamiento. El equipo y sus espacios de trabajo circundantes se definen como unidades clave. En pocas palabras, son los elementos que constituyen la base de la infraestructura central del almacén, como los sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación o las estanterías para paletas. Al ser las partes más importantes del almacén, conviene diseñar alrededor de estos elementos. Las zonas de producción y las áreas de flujo de trabajo son las rutas que recorrerán los trabajadores y vehículos para ir y venir de las unidades clave. Por último, las áreas de almacenamiento representan las opciones necesarias de estanterías y almacenamiento que contienen el equipo y el inventario utilizado en las operaciones diarias.

Una vez claras las áreas que debe incluir el diseño del almacén, es importante incorporarlas de la manera que mejor se adapte a las necesidades de la operación. Las siguientes secciones explican cómo lograrlo.

Zonas del almacén: recepción, almacenaje, picking y expedición

Antes de trazar el plano definitivo, conviene tener claras las zonas que va a incluir el layout. Un almacén se organiza habitualmente en tres grandes bloques: la zona de recepción, donde entra la mercancía y se controla su calidad; la zona de almacenaje propiamente dicha, donde se ubica el stock según su rotación; y la zona de expedición, donde se preparan y despachan los pedidos hacia su destino final.

Dentro de estos bloques, la zona de picking o preparación de pedidos merece atención aparte: es la que más incide en los tiempos de cumplimiento, porque es donde se recogen y agrupan los artículos que componen cada pedido antes de embalarlos. Situar esta zona cerca de la salida y de las ubicaciones de mayor rotación reduce los desplazamientos del personal y acelera todo el proceso.

Conviene también distinguir el almacén de otras instalaciones con las que a veces se confunde, como el centro de distribución, ya que el criterio de diseño no es el mismo si la instalación está pensada para almacenar mercancía largo tiempo o para hacerla circular con la mayor rapidez posible.

Tipos de layout de almacén: en línea, en U y de flujo de producto

No todos los almacenes se diseñan igual. Existen varios tipos de layout de almacén, y elegir el adecuado depende del volumen de mercancía, del espacio disponible y de cómo se organizan los flujos de entrada y salida:

• Layout en línea: la mercancía entra por un extremo y sale por el opuesto, en un flujo directo. Es habitual en almacenes con alta rotación y necesidad de picking rápido.
• Layout en U: la recepción y la expedición comparten el mismo lado de la instalación, formando un recorrido en forma de U. Facilita el control del flujo cuando el espacio es más limitado.
• Layout de flujo de producto: el recorrido de cada artículo se optimiza de forma individual desde la recepción hasta el envío, minimizando manipulaciones innecesarias.

La elección del tipo de layout condiciona directamente el resto de decisiones de diseño: el ancho de los pasillos, la altura de las estanterías y la ubicación de cada referencia según su frecuencia de salida.

Desarrollar un plano de planta de almacén seguro

Además de incluir todos los elementos necesarios en el plano del almacén, también hay que seguir los pasos para garantizar que todas las partes estáticas y móviles se instalen de la manera más segura posible.

En España, el diseño del almacén debe cumplir el Real Decreto 486/1997 sobre disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo (que fija anchos de paso, condiciones de los suelos, iluminación y vías de evacuación) y el Real Decreto 485/1997 sobre señalización de seguridad, además de las normas UNE aplicables a los sistemas de almacenaje. Buena parte de los escollos habituales en el funcionamiento de un almacén están directamente relacionados con fallos de planificación que podrían haberse evitado desde el propio plano de planta.

Estas son las áreas que hay que considerar desde el punto de vista de la seguridad al diseñar el layout:

• Muelles: los muelles deben diseñarse con el ancho suficiente para que los empleados no puedan practicar el «salto en el muelle», y tanto los muelles como las áreas de escaleras deben cumplir las disposiciones mínimas de seguridad del Real Decreto 486/1997.
• Espacio de maquinaria pesada: todos los pasillos y muelles de carga deben ser lo suficientemente anchos para despejar con facilidad, especialmente cuando las carretillas elevadoras están preparando / apilando cargas. Diseñar minimizando la congestión y asegurarse de que los suelos de las rutas con más tráfico no sean resbaladizos.
• Ventilación: incluir las unidades de ventilación necesarias para garantizar que toda la salida nociva de la maquinaria salga del espacio.
• Barandillas: si el almacén tiene fosos o cubas abiertos, incluir dispositivos de seguridad, como barandillas, en el diseño.
• Iluminación adecuada: las áreas bien traficadas, especialmente las que contienen las unidades clave del almacén, deben estar bien iluminadas. Cualquier elemento adicional debe incluirse en el diseño final del almacén.
• Plataformas de elevación / manipulación manual: el objetivo debe ser mantener al mínimo la manipulación manual de cargas, tal y como recomienda la normativa española de prevención de riesgos laborales. Si el levantamiento manual es una práctica habitual en las instalaciones, conviene incluir plataformas de elevación especializadas en el diseño final.
• Almacenamiento de productos químicos: todos los productos químicos deben almacenarse lejos de la maquinaria pesada y de las rutas de circulación, y hay que reservar espacio para un kit de contención de derrames junto a la zona donde se almacenan.
• Estaciones de carga: debido a que pueden ocurrir incendios y explosiones en estas áreas, hay que reservar suficiente espacio para el número obligatorio de extintores, el equipo de protección personal, una instalación de duchas de seguridad y los sistemas de carga necesarios para el mantenimiento de las baterías.
• Equipos y salidas de emergencia: garantizar que el diseño incluya salidas de emergencia con suficiente espacio para el equipo de emergencia necesario.

Diseñar para agilizar el cumplimiento de pedidos

En estos días, sería difícil encontrar un gerente de almacén que no esté haciendo todo lo posible para mejorar el cumplimiento de pedidos. Incluso los distribuidores más grandes del mundo están teniendo dificultades para cumplir sus promesas de plazos de entrega increíblemente rápidos para sus clientes.

Afortunadamente, hay formas de solucionar este problema, y una de las formas más fáciles de hacerlo es mediante la aplicación de detalles de diseño estratégico que fomenten un movimiento ágil dentro del espacio del piso del almacén.

Una de las formas más eficaces de mejorar el flujo interno es incorporar ubicaciones de picking avanzado (forward picking) en el diseño: consiste en mantener una cantidad fija de stock de alta rotación en ubicaciones cercanas a la zona de embalaje y envío, separadas de las ubicaciones de reserva donde se guarda el resto del inventario.

Cuando llega un pedido de uno de esos artículos, el operario puede recogerlo directamente desde la ubicación de picking sin desplazarse hasta el fondo del almacén. A medida que el stock de la ubicación de picking baja, se reaprovisiona desde otra zona del almacén (o desde una ubicación externa de menor coste), sin que el flujo de preparación de pedidos se interrumpa.

Además de las ubicaciones de picking avanzado, conviene tener claras cuatro zonas funcionales al diseñar el layout: almacenamiento, patio/muelle, kitting o VAS (servicios de valor añadido) y picking.

Para la zona de picking, es recomendable elegir el método de preparación de pedidos antes de cerrar los detalles del resto de áreas: un almacén que trabaja con picking por lotes suele necesitar un área de picking mayor que uno que utiliza picking por oleadas, y esa decisión condiciona también el tamaño y la ubicación final del almacenamiento, los muelles y las zonas de kitting.

Por último, conviene dejar siempre un margen de espacio libre en el diseño final del layout: es prácticamente imposible mantener el 100% de la capacidad ocupada de forma constante, y cuanto mayor sea ese margen, más flexibilidad habrá para absorber picos de actividad sin necesidad de rediseñar el almacén.

Haciendo espacio para la automatización

Quien esté al tanto del futuro del almacenamiento sabe que el diseño tradicional se está quedando atrás, una tendencia que se espera que continúe en los próximos años. Esto se debe en parte al aumento de la automatización en la distribución y la fabricación, con la incorporación cada vez mayor de tecnologías colaborativas como robots, cobots, drones y vehículos automatizados a las flotas.

La adopción de estas tecnologías está demostrando ser no solo útil, sino necesaria. Por eso, todo el plano de planta del almacén debe ser lo bastante flexible como para incorporar nuevas tecnologías y herramientas de automatización a medida que vayan llegando.

Un diseño que no contempla el crecimiento futuro del negocio puede quedarse obsoleto en poco tiempo: ampliar o reestructurar el layout de un almacén ya en funcionamiento no solo consume mucho tiempo, también supone un desembolso de capital considerable que podría haberse evitado planificando con margen desde el principio. Diseñar pensando en el crecimiento permite absorber ese crecimiento sin sobresaltos, con ajustes puntuales en lugar de una reforma completa.

Esto significa que quien planifica el diseño (ingeniero, responsable de almacén o gerente) debe prestar atención a las oportunidades de automatización que la operación podría adoptar en el futuro, reuniendo todos los detalles posibles sobre especificaciones, capacidades y normas de seguridad.

Por ejemplo, una empresa puede tener el objetivo de incorporar una flota de cobots autónomos, pero no disponer de capital suficiente para invertir hasta dentro de 24 meses. Aunque parezca un futuro lejano, conviene planificar ya para ese momento e incluir infraestructura lo bastante flexible como para acomodar esos equipos de forma fácil y segura cuando lleguen.

Buenas prácticas para el diseño final del plano de planta

Debido a que el diseño del plano del piso del almacén es un tema amplio que, aparte de cumplir con las normas de seguridad, es un proceso que a menudo es exclusivo de cada instalación, resumiremos esta guía con algunas prácticas recomendadas de diseño esenciales. para ayudar a dar los toques finales al plano de planta y aportar mayor claridad al proceso general:

• Seleccionar las soluciones de almacenamiento y estanterías antes de completar el diseño final.
• Hablar con los gerentes y trabajadores clave durante todo el proceso de diseño para asegurarse de que se cumplen todas las necesidades y se abordan las inquietudes.
• Para un almacén más flexible, preparar varios diseños que puedan usarse en periodos pico o adaptarse de forma activa a la operación.
• Fijar un cronograma realista y asegurarse de que cualquier interrupción prevista se comunique a lo largo de la cadena de suministro.
• Realizar un análisis de posicionamiento del stock según su rotación.
• Identificar pasillos que podrían no ser productivos.
• Tener en cuenta el principio de Pareto.
• Aprovechar la altura para crear espacio de almacenamiento adicional en la parte superior.
• Si la seguridad es una prioridad, optar por un diseño en forma de I o de L.
• Para el inventario de movimiento lento, dejar espacio para estanterías de alta densidad.
• Dejar suficiente espacio para que los pasillos no se abarroten.
• Tomar decisiones de diseño que optimicen los desplazamientos del personal de picking.
• Para espacios grandes que requieren largos desplazamientos, incluir pasillos cruzados.
• Verificar las mediciones más de una vez antes de dar el diseño por definitivo.
• Incorporar espacio para monitores de pantalla grande si el objetivo es un cumplimiento de pedidos más rápido.

Una vez terminado el diseño, no conviene darlo por cerrado para siempre: programar revisiones periódicas con los miembros clave del equipo ayuda a detectar puntos débiles que pueden resolverse con un simple ajuste del layout.