Cómo determinar los costes de la cadena de suministro

¿Dónde están los costes de la cadena de suministro?

Los costes de la cadena de suministro son el conjunto de gastos que se acumulan desde que se compra un producto a un proveedor hasta que llega al cliente final: compras, transporte, almacenamiento, gestión de inventario y administración. Cuando una empresa no ha diseñado ni implementado una estrategia de cadena de suministro, lo habitual es que los departamentos implicados (compras, logística, almacenamiento, atención al cliente, planificación de la producción…) trabajen de forma aislada, sin visión de conjunto ni control real sobre estos costes.

Cada eslabón cuesta tiempo y dinero

Cada eslabón de la cadena de suministro cuesta tiempo y dinero. Reducir el tiempo que se tarda en hacer llegar los productos al cliente, y reducir el dinero que se destina a cada proceso, es lo que permite optimizar toda la cadena.

Para saber por dónde empezar, conviene responder primero a una pregunta muy concreta: ¿cuánto está costando la cadena de suministro en este momento?

Conviene empezar mirando la parte de la cadena de suministro sobre la que se tiene control directo:

• ¿Se compran productos a proveedores externos?
• ¿Se decide a quién compran esos proveedores sus propias materias primas y componentes (los proveedores de nivel 2)?

Si no se controla a los proveedores de nivel 2, el coste de la cadena de suministro empieza por el precio de compra que fija el proveedor directo.

Un ejemplo práctico: se compra un producto a un proveedor por 1 €. Pero ese euro no es el coste total del producto — es solo el punto de partida.

El siguiente factor es la distancia: incluso si el proveedor está cerca, mover ese producto de 1 € hasta el almacén tiene un coste. Y lo habitual es que el proveedor esté en otro país, a veces en otro continente.

Ese desplazamiento puede encarecer significativamente el producto de 1 €, y el coste de mudanza incluye:

• Sacar el producto de la fábrica del proveedor (¿en camión?).
• Llevarlo al puerto o aeropuerto, con el coste añadido del almacén de un agente de carga.
• Transportarlo en avión o barco, con recargos por combustible, y pagar los aranceles de entrada al país de destino.
• Y finalmente trasladarlo hasta las instalaciones propias, donde optimizar la ruta de transporte por carretera es clave para controlar ese coste.

Esos gastos de flete y manipulación también forman parte del coste real del producto.

¿Coste del producto o gasto logístico?

Algunos departamentos financieros incluyen estos costes de transporte dentro del coste del producto (es decir, restan margen directamente), mientras que otros los contabilizan aparte, en una cuenta contable distinta a la del producto. En cualquier caso, mover ese producto cuesta tiempo y dinero a la empresa.

El producto de 1 €, cuando llega al almacén, puede haber costado ya entre 1,10 € y 1,50 €, solo sumando flete y logística. Digamos que se queda en 1,25 €.

Con el producto ya en el almacén a 1,25 €, quedan más preguntas por responder:

• ¿Se ha inspeccionado la mercancía?
• ¿Cuánto tiempo va a permanecer en el almacén antes de moverse?

Cada día que el producto permanece en el almacén cuesta dinero: los costes de mantenimiento del inventario incluyen alquiler, gastos generales y seguro del almacén. Cuando el producto entra en producción para formar parte de otro artículo, o se prepara para enviarlo a un cliente, es una orden de fabricación o un pedido de compra lo que lo pone en movimiento.

Más costes que se acumulan

Procesar órdenes de fabricación y pedidos de compra también cuesta dinero: las estimaciones suelen moverse entre 50 € y 250 € por pedido. A eso hay que sumar entre diez y cincuenta céntimos adicionales por unidad en concepto de costes de inventario y administración.

De ese euro inicial, el coste real cuando el producto sale finalmente por la puerta puede situarse entre 1,30 € y 2 €. Y a eso todavía hay que sumar el coste de las devoluciones, que no es raro que ronde entre el 5% y el 10% del total.

Qué puede hacer un profesional de la cadena de suministro

Un profesional de la cadena de suministro analiza toda la cadena y detecta que ese producto de 1 € termina costando bastante más. Trabajando con proveedores, transportistas y equipos de inventario, tiene visión de todo el proceso y puede reducir costes en cada eslabón.

Las reducciones en el precio de compra se consiguen negociando con los proveedores, agrupando la demanda y trabajando con los equipos de calidad para reducir el coste total de propiedad.

Los costes de transporte y logística también se pueden renegociar y sacar a concurso.

El inventario debe controlarse y optimizarse, ya sea mediante un sistema de clasificación por rotación, recuentos cíclicos o inventarios físicos completos.

Un equipo de cadena de suministro también trabaja con los clientes para nivelar los pedidos y optimizar la planificación de la demanda, y puede apoyarse en indicadores de coste para medir el impacto real de cada mejora.

Queda un último terreno en el que actuar: el flujo de caja.

El flujo de caja también es un coste oculto

Las condiciones de pago con los proveedores, y las que se ofrecen a los clientes, también afectan al coste real de la cadena de suministro. Por ejemplo: si el proveedor factura a 90 días el 1 de enero, y el producto se vende el 15 de enero con 75 días de plazo para el cliente, ese desfase de tiempo entre pagar y cobrar tiene un coste financiero real que hay que gestionar como parte de la tesorería de la empresa.

Esas métricas de caja a caja también forman parte de la cadena de suministro y pueden afectar directamente al resultado final.

Una cadena de suministro optimizada consigue que los clientes reciban lo que necesitan, cuando lo necesitan, con el menor coste posible. Los costes ocultos pueden estar repartidos por toda la cadena, pero un equipo de cadena de suministro con visión estratégica es capaz de unir todas las piezas y convertirlas en ahorro real.