Solicitud de mercancías: Tipos de pedido en Logística

Una solicitud de mercancías o petición de compra es cuando una empresa solicita a un proveedor para que éste a su vez suministre los productos que le son solicitados. Los tipos de pedido en logística son las categorías en las que se clasifica esa solicitud según su frecuencia, urgencia y forma de gestión: normal, de reposición, programado, extraordinario y abierto. Ya que, cuando una empresa necesita existencias, normalmente, envía una solicitud de mercancías o documento (pedido) al proveedor o suministrador de las mismas. Otras veces el representante de la empresa suministradora visita a sus clientes y éstos realizan los pedidos a través de él. Suele hacerse por teléfono pero siempre se envía dicho pedido por email para que quede constancia de él. El pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su proveedor.

¿Cómo se envía una solicitud de mercancías?

Cuando se realiza una solicitud de mercancías o documento del pedido se tiene que enviar por correo ordinario, fax o correo electrónico y se debe conservar una copia para contrastar posteriormente la mercancía que es recibida con la solicitada para que no exista ningún conflicto entre las partes.

Tipos de pedido más habituales en logística

• El pedido normal suele ser encargos que se hacen un periodo corto de tiempo. Son pedidos reducidos para cubrir una semana, un mes o una temporada.
• El pedido de reposición sale generalmente del almacén y se hace con la finalidad de reponer mercancía cuando los artículos están cerca de tocar el stock mínimo fijado por la empresa.
• Los pedidos programados son aquellos que se basan en un histórico de compras, y cuya entrega se fracciona en varias entregas al cabo del año, de esta forma se reducen costes de gestión y costes de adquisición por volúmenes de compra. Llevar un control de inventario por el método ABC ayuda a decidir qué referencias conviene programar así.
• El pedido extraordinario es aquel que por el motivo que sea se necesita con la mayor diligencia, ya bien sea por un exceso de demanda no contemplada o materiales de pronto empleo. Estos pedidos suelen descontarse de pedidos que ya están hechos, por ejemplo, cuando se tiene una cantidad de producto x pedida para el mes de agosto, pero se necesita que nos envíen lo antes posible 10 unidades de dicho producto. Estas 10 unidades suelen descontarse para que no afecte a los precios de compra.
• Los pedidos abiertos son aquellos pedidos que son aproximados pero aún no tiene obligación de compra. Por ejemplo, una tienda de granizados artesanales tiene una previsión de venta para el verano de x productos y pide a su proveedor que le reserve una cantidad aproximada para esa previsión, pero a la llegada de la temporada de verano pedirá la cantidad que más se acerque a la realidad de su consumo.

Cuando se realiza una solicitud de mercancías ambas partes, tanto la empresa como el proveedor, adquieren una serie de responsabilidades.

¿Qué responsabilidades tienen el comprador y el proveedor en un pedido?

El comprador debe especificar con precisión qué está pidiendo: la denominación exacta de la mercancía, la cantidad, el precio acordado y cualquier cargo adicional, el lugar y la fecha de entrega, y las posibles penalizaciones si alguna de las partes incumple lo pactado. Cuanto más detallado sea el pedido, menos margen hay para reclamaciones posteriores.

El proveedor, por su parte, se compromete a entregar la mercancía solicitada dentro del plazo acordado, en la cantidad y calidad pactadas. Reducir al mínimo el lead time entre el envío del pedido y la recepción de la mercancía es clave para no romper el stock del comprador. Junto al envío, el proveedor debe aportar la documentación correspondiente: el albarán, que certifica que la mercancía física entregada coincide con la solicitada, y posteriormente la factura.

Si la mercancía recibida no coincide con la solicitud de mercancías original, en cantidad, calidad o plazo, el comprador puede reclamar al proveedor amparándose en el propio documento de pedido, por eso es tan importante conservar una copia de cada solicitud.