Flujo de trabajo: Cómo desarrollar un workflow

Un flujo de trabajo (workflow) es la secuencia definida de pasos, personas y datos que hay que coordinar para completar un proceso de principio a fin. Determina qué tareas hay que hacer, en qué orden, quién las ejecuta y cómo se transfiere el resultado de una etapa a la siguiente. En muchas áreas del trabajo diario hablamos de procesos y flujos de trabajo casi sin darnos cuenta: este artículo explica qué es exactamente, cómo se crea, qué ventajas aporta y cómo gestionarlo.

Flujo de trabajo y proceso de negocio: ¿es lo mismo?

Un flujo de trabajo está estrechamente relacionado con un proceso de negocio, pero no son sinónimos: el flujo de trabajo es, en esencia, la automatización de un proceso de negocio ya definido. Para entenderlo bien, conviene distinguir un proceso de negocio en dos niveles:

1. Nivel de proceso: un proceso consta de varios subprocesos, cada uno con un momento de inicio y de finalización y un resultado específico.
2. Nivel de actividad: para completar un proceso hay que realizar distintas actividades. Definir un proceso de negocio no es solo describir el proceso y sus subprocesos, sino también qué actividades concretas hay que ejecutar.

El flujo de trabajo actúa sobre este segundo nivel: divide cada actividad en pasos de trabajo lo más pequeños posible, de forma que puedan mapearse, medirse y automatizarse.

Ventajas de los flujos de trabajo

• Reduce tiempos muertos y de tránsito entre tareas.
• Reduce errores, al eliminar pasos manuales ambiguos.
• Aumenta la transparencia: el estado de cada tarea es visible para todo el equipo.
• Reduce la necesidad de comunicación constante, porque cada persona sabe qué le toca hacer y cuándo.
• Aumenta la productividad y la eficiencia general del proceso.
• Garantiza acceso rápido a documentos e información centralizada.
• Facilita el análisis y la toma de decisiones basada en datos del propio proceso.

¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?

La gestión del flujo de trabajo (workflow management) es el soporte tecnológico que permite automatizar procesos de negocio. Mientras que el flujo de trabajo en sí es el boceto o diseño del proceso automatizado, la gestión permite iniciarlo, controlarlo y monitorearlo en tiempo real. Un sistema de gestión de flujos de trabajo -o un ERP con este módulo integrado- profesionaliza y simplifica todo el proceso, especialmente cuando intervienen varios departamentos.

¿Qué partes tiene un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo bien diseñado suele contener estos elementos:

1. Un activador o trigger que marca el punto de partida, y un punto final claramente definido.
2. Una secuencia de pasos de trabajo individuales, que pueden ejecutarse en serie o en paralelo.
3. Un estado asociado a cada actividad, que indica si se ha completado con éxito o no, y una asignación clara de cada actividad a la persona o sistema responsable.
4. Una estructura de documentos centralizada y accesible para todos los participantes, ya sean personas o sistemas.

De este modo, cada participante recibe la información, las herramientas y los documentos exactamente cuando los necesita para completar su parte del proceso.

Ejemplo: para crear tus propios flujos de trabajo de manera gratuita puedes usar draw.io (diagrams.net), donde puedes personalizar el diagrama y exportarlo como imagen, HTML, PDF y otros formatos:

https://www.draw.io/

¿Cómo crear un flujo de trabajo?

Diseñar el flujo de trabajo es casi la última tarea de esta cadena. Antes de llegar ahí, conviene seguir estos pasos previos:

1. Obtén una visión general de los procesos ya establecidos en la empresa. Si todavía no existe esa descripción, hay que definirlos y esbozarlos primero, aclarando también qué papel juega cada puesto dentro del organigrama de la empresa.
2. Modela el proceso de negocio: determina quién tiene que hacer qué, y cuándo.
3. Con eso ya definido, empieza el modelado del flujo de trabajo: decide qué sistemas pueden soportar técnicamente cada parte del proceso, dividiéndolo en los pasos más pequeños posibles hasta que puedan automatizarse.
4. El resultado es un flujo de trabajo que hay que revisar y ajustar de forma periódica, no dar por cerrado para siempre.

Si el objetivo es también mejorar el propio proceso, no solo automatizarlo, conviene combinar este diseño con una metodología de mejora continua (kaizen) y visualizar el trabajo pendiente con un tablero kanban, que facilita ver de un vistazo en qué estado está cada tarea del flujo. Para decidir qué pasos del proceso conviene automatizar primero, el diagrama de Pareto (80/20) ayuda a identificar qué pocos pasos concentran la mayor parte de los errores o retrasos del flujo.

¿Cómo visualizar un flujo de trabajo?

Visualizar el flujo es esencial para poder seguir trabajando con él y detectar cuellos de botella. Para ello se suelen usar herramientas o notaciones como la cadena de procesos controlados por eventos (EPC), el lenguaje de modelado unificado (UML), diagramas de carriles (swimlanes) o diagramas de flujo clásicos, además de herramientas colaborativas online como draw.io, Miro o Lucidchart, que permiten editar el diagrama en equipo y mantenerlo actualizado.

Conclusión: ¿merece la pena el esfuerzo de definir un flujo de trabajo?

Por sencillo que parezca el concepto a primera vista, diseñar bien un flujo de trabajo lleva su tiempo, y es habitual preguntarse si compensa el esfuerzo. La respuesta, para la mayoría de procesos que se repiten con frecuencia, es que sí: gracias a la automatización, los flujos de trabajo asumen buena parte de la coordinación y la comunicación, reducen errores, hacen el proceso más eficiente y mejoran la rentabilidad. Liberan a los equipos de tareas repetitivas para que puedan concentrarse en su trabajo real.

Además, aumentan la transparencia: el estado de cada proceso es visible de inmediato, se puede ver quién está trabajando en cada tarea y por qué otra tarea todavía no ha empezado. Las dependencias entre pasos quedan claras y, con un flujo bien diseñado, la empresa puede reaccionar con rapidez cuando algo cambia.