La documentación logística en el comercio exterior

La documentación logística es el conjunto de documentos que acompañan a una mercancía a lo largo de una operación de comercio exterior y que demuestran el cumplimiento del contrato, facilitan los pagos y permiten a las autoridades de los países por los que circula la mercancía ejercer su control aduanero y fiscal. La organización logística en las operaciones internacionales incluye actividades tan diversas como envasado y embalaje, almacenaje, manipulación y carga en los vehículos, gestión del transporte y del seguro, y todas ellas precisan la preparación de una amplia gama de documentos. Si además de esta clasificación por función necesitas conocer los documentos necesarios para exportar desde España, puedes consultarlos en detalle en ese artículo.

Qué es la documentación logística y para qué sirve

Cada documento cumple una función distinta dentro de la operación: unos formalizan el contrato de transporte, otros acreditan el origen o la calidad de la mercancía, y otros sirven exclusivamente para el control aduanero y fiscal. Conocer cuál corresponde a cada fase de la operación evita retrasos, sanciones o la retención de la mercancía en aduana.

Documentación logística según su función

Documentos comerciales

Factura comercial

• Su estructura no está sujeta a modelo.
• No es necesaria que estén firmadas.
• Salvo dispensa por el administrador de la aduana, deberán reflejar las fechas, nombre y razones sociales, cantidad, denominación precisa, precio unitario y total de la mercancía, así como formas y condiciones de pago; términos de entrega de la mercancía.

Packing List (Relación de contenidos)

La relación de contenidos o packing list complementa la factura comercial y sirve para facilitar el reconocimiento selectivo de las mercancías por parte de la aduana.

Documentos de transporte y seguro

Manifiesto de la Carga

Son documentos para transportes marítimos y aéreos, que deben contener identificación de la compañía de transporte, del buque o avión y su nacionalidad, puertos o aeropuertos de origen y destino, números de orden de los conocimientos correspondientes a cada partida y su destino, clase, número y pertrechos. Puedes ver el resto de documentos de transporte internacional y sus características con más detalle.

Conocimiento de embarque marítimo (bill of lading o B/L)

Es el documento mediante el que se instrumenta y formaliza el contrato de transporte marítimo de mercancías, equivalente a la carta de porte en el transporte terrestre. Está regulado por el Convenio de Bruselas de 1924. Las condiciones de entrega y transmisión de riesgos de la mercancía suelen fijarse mediante Incoterms, que delimitan las obligaciones de comprador y vendedor.

Póliza de fletamento (charter policy)

Es un documento que formaliza el contrato de fletamento, para la utilización y explotación de un buque de línea regular o tramp. Estos contratos estipulan la utilización del buque en exclusividad, basándose en tres modalidades de póliza de fletamento, aunque en el mercado internacional pueden existir más de 200 tipos de pólizas.

Carta de porte por carretera internacional (CMR)

El Convenio CMR se aplica a los transportes que se realizan por cuenta ajena en los que al menos uno de los puntos de carga o descarga está situado en uno de los países firmantes del convenio. Su formalización se realiza mediante la «Carta de Porte Internacional», donde se establecen las obligaciones y los derechos del transportista y el remitente.

Carta de porte ferroviario (railway bill)

Es el documento que emite la compañía ferroviaria y mediante el que se formaliza el contrato de transporte ferroviario de mercancías. Se emite con carácter nominativo, no es endosable, y ampara las mercancías durante todo el trayecto, aunque en él intervenga más de un ferrocarril.

Carta de porte por ferrocarril CIM

El convenio internacional sobre Transporte de Mercancías por Ferrocarril es un acuerdo internacional que regula el contrato de transporte internacional de mercancías en este modo de transporte.

Carta de CIM transporte combinado

Mediante este documento, que se presenta en un pliego de siete hojas numeradas, se formaliza el contrato de agencia de transporte entre la empresa de transporte combinado y su cliente, y el contrato de transporte CIM. Puede confeccionarse en uno o varios idiomas, entre los cuales han de figurar al menos el alemán, el inglés o el francés.

Conocimiento de embarque aéreo (Airway Bill, AWB)

Es un documento único que sirve tanto al transporte aéreo nacional como al internacional. Lo emite la compañía aérea y mediante él se formaliza el contrato de transporte aéreo de mercancías. Es un acuse de recibo de las condiciones en que se ha recibido la mercancía para su transporte y una guía de instrucciones para el transportista.

Embarque multimodal

Es un sistema de transporte combinado en el que no se produce una ruptura de la unidad de carga y en la fase de transporte principal o de largo recorrido se utiliza una sucesión de distintos medios: camión-tren, camión-barco, camión-barco-tren u otra combinación posible. Todo ello al amparo de un solo contrato de transporte con el cargador.

FIATA (Fiata bill of lading, FBL)

Documento que expide la agencia de carga y que formaliza el contrato de transporte internacional de mercancías intermodal entre esta y el cargador, conteniendo en el reverso su clausulado.

Certificados

En las operaciones de comercio exterior pueden exigirse distintos tipos de certificados que tienen que ver con la calidad, la sanidad o requisitos específicos para importar determinados productos, especialmente los de alimentación.

Certificado de origen y certificado de circulación

Otro de los documentos con trascendencia tributaria es el certificado de origen. Su finalidad es determinar con tanta precisión como sea posible el origen de las mercancías que se importan o exportan.

Cuadernos ATA

Son unos documentos aduaneros que permiten viajar temporalmente con la mercancía en los casos en que se transportan muestras, material profesional o mercancías destinadas a ferias y exposiciones, sin necesidad de depositar fianzas ni realizar otro trámite en los países que se visiten.

Cuadernos TIR y TIF

Es el documento oficial para el transporte de mercancías por carretera bajo el régimen TIR, esto es, mercancías procedentes de un país con aduana TIR hasta otro con aduana TIR y que atraviesen en su viaje otros países.

Documentos fiscales

DUA (Documento Único Administrativo)

El DUA es el formulario oficial con el que se declara ante la aduana la entrada o salida de mercancías en operaciones de importación, exportación o tránsito con países no comunitarios. En España se presenta de forma telemática ante la Agencia Tributaria e incluye datos como el valor de la mercancía, su código arancelario (TARIC), el país de origen y el consignatario.