¿Qué es la Gestión de Stock y Cómo Optimizarla?

La gestión de stock es el conjunto de procesos que permiten a una empresa controlar el volumen, la ubicación y el movimiento de los productos almacenados, que son el conjunto de productos acumulados y que tienen un valor económico. Mediante esta gestión, una empresa o almacén pretende conocer con exactitud el volumen de salidas o ventas de cada artículo durante un período de tiempo programado, con el fin de solicitar al proveedor los productos necesarios.

Pero algunas veces, la tarea de ofrecer los productos en cantidad, calidad y el momento solicitado por el cliente puede resultar difícil de determinar. Porque los artículos con frecuencia no están disponibles o no llegan en el momento determinado y los comerciantes se ven obligados a adquirirlos antes de necesitarlos.

La función principal del aprovisionamiento: la gestión de stock

Dentro de la Logística, un empresario debe intentar conseguir optimizar el producto demandado por un cliente y sin tener sobrecostes. Por ello, es fundamental que se haga una efectiva gestión de los stocks para que el aprovisionamiento se lleve a cabo con el menor coste posible.

Para ello, será preciso hacernos las siguientes preguntas: ¿Cuántas unidades de cada artículo debemos tener almacenadas?, ¿Qué cantidad debemos solicitar en cada pedido?

Una vez respondidas estas preguntas se debe emitir una orden de pedido, pero siempre existen ciertos problemas como son:

• El comportamiento que pueda tener la demanda, ya que es de difícil previsión.
• Querer tener un mínimo de stock, pero en algunos casos se presenta la necesidad de tener un stock variado, como es el caso del comercio detallista.
• Los proveedores pueden tener problemas con los plazos de entrega o roturas, por lo que puede acarrear problemas de entrega en los plazos previstos.
• Existen una serie de costes que se producen al realizar pedidos de pequeñas cantidades de artículos de manera repetitiva y periódica, como son los costes por emisión de pedidos, recuento de las mercancías recibidas, trabajos administrativos, etc.
• O desaprovechar la oportunidad de compra de artículos a precios rebajados, por no comprar un volumen elevado de artículos, por compras anticipadas, etc. Y es que algunas veces puede ser económicamente ventajoso comprar y almacenar.

Por lo tanto, aplicando una buena gestión de stock siempre se podrá disponer de los productos necesarios, en las cantidades necesarias y cuando sean útiles. Por eso, la gestión de stock se debe orientar a conseguir:

• Un inventario suficiente, para que la producción no carezca de materias primas y demás suministros.
• Minimizar la inversión en stocks, para reducir al máximo los costes de almacenamiento por pérdidas o daños que pueda sufrir el producto.
• Conocer el volumen óptimo de pedido.
• Conocer cuándo optar por realizar el pedido o no, en función de establecer un equilibrio entre un nivel de existencias mínimo y las necesidades de la empresa.

El aprovisionamiento es el conjunto de acciones que realiza la empresa para abastecerse de los productos que sean necesarios. Por eso, la planificación y gestión de las compras, el almacenaje de los productos y la aplicación de técnicas que permitan mantener unos stocks mínimos o de seguridad para cada material es imprescindible. Pero la función principal del aprovisionamiento es contribuir a los objetivos comunes de la empresa a través de una buena gestión del stock en las mejores condiciones de abastecimiento y calidad, y todo ello al menor coste posible.

Métodos y herramientas para gestionar el stock

Además de responder a las preguntas anteriores, existen métodos concretos que ayudan a que la gestión de stock deje de ser una simple estimación y se convierta en un proceso medible:

• Calcular un stock de seguridad adecuado, que actúe como colchón frente a retrasos de proveedores o picos de demanda imprevistos.
• Aplicar el método ABC de inventarios para priorizar el control sobre los productos que más rotación o valor económico generan.
• Medir KPIs logísticos como la rotación de inventario o el nivel de servicio, para detectar cuanto antes desviaciones sobre lo planificado.

En definitiva, la gestión de stock deja de ser eficaz cuando se basa solo en la intuición: combinar estas herramientas con una revisión periódica es lo que permite a una pyme mantener el equilibrio entre servir bien al cliente y no inmovilizar capital en un almacén sobredimensionado.