Flujo de trabajo: Cómo desarrollar un workflow

¿Qué es un flujo de trabajo?

El término flujo de trabajo no solo se reduce cuando tratamos con la optimización de procesos.

En muchas áreas de nuestro trabajo diario, hablamos de procesos y flujos de trabajo, y por lo tanto de workflows. En este artículo se describe lo que se entiende por flujo de trabajo, cómo se crea, sus ventajas y gestión de los mismos.

Definición de flujo de trabajo

Se puede distinguir básicamente de un proceso de negocio. Ambos están estrechamente relacionados, pero no son sinónimos.

También, es la automatización de un proceso empresarial. Por lo tanto, echemos un vistazo más de cerca al proceso de negocio.

¿Qué es un proceso de negocio?

Un proceso de negocio consiste esencialmente en dos niveles:

1. Nivel de proceso: un proceso consta de diferentes subprocesos. Todos tienen un tiempo de inicio y finalización y ofrecen un resultado específico.
2. Nivel de actividad: para poder procesar un solo proceso, se deben realizar diferentes actividades. La definición de un proceso de negocio no solo define el proceso con sus subprocesos como tal, sino que también define qué actividades deben realizarse para completar el proceso.

¿Qué describe el nivel de flujo de trabajo?

Como se describió anteriormente, los procesos y actividades asociadas en un proceso de negocio están automatizados. Para poder hacer esto, las actividades individuales se dividen en pasos de trabajo lo más pequeños posibles.

Como resultado, los pasos de trabajo se pueden mapear, evaluar y procesar.

Ventajas de los flujos de trabajo

• Reduce el tránsito y los tiempos muertos.
• Reduce errores.
• Aumentar la transparencia.
• Reduce la necesidad de comunicación (todos saben lo que tienen que hacer en cada momento)
• Aumenta la productividad y la eficiencia.
• Garantizar el acceso rápido a documentos e información.
• Permita un análisis rápido y la toma de decisiones.

¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?

Es el soporte de tecnología de la información para la automatización de los procesos comerciales.

Si bien solo hacemos un boceto en el proceso automatizado en un flujo de trabajo, podemos iniciar, controlar y monitorear esto con la administración del mismo.

Con un sistema de gestión así, como un sistema de gestión de mercancías, puede profesionalizar y simplificar este proceso.

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¿Cómo se ve un flujo de trabajo?

Primero expliquemos cómo qué partes debe contener:

1. Para que se inicie un flujo de trabajo, necesita un activador, es decir el punto de partida. Para determinar cuándo finaliza el flujo de trabajo, también debe contener un punto final.
2. Es el término general para muchos pasos de trabajo individuales, que pueden ejecutarse secuencialmente y / o simultáneamente.
3. La aparición de dicho flujo de trabajo también incluye un estado correspondiente, que debe definirse cuando una actividad (no) se ha completado con éxito. Para poder estructurar los procesos individuales lo mejor posible, un flujo asigna actividades a diferentes partes interesadas.
4. Un participante puede ser tanto un sistema como una persona. Otro componente de dicho flujo de trabajo es su estructura de documentos, que está disponible de forma centralizada para todos los involucrados.

Por lo tanto, este proporciona información, herramientas y documentos exactamente cuando los participantes los necesitan para completar la actividad.

Ejemplo:

Para facilitarte el trabajo puedes realizar flujos de manera online a través del siguiente enlace, donde podrás personalizar tu flujo de trabajo, exportarlo como imagen, html, pdf y muchos otros formatos:

https://www.draw.io/

¿Cómo creo un flujo de trabajo?

Se puede considerarse como casi las últimas tareas en esta cadena. Antes de comenzar a crearlo, primero debe seguir los pasos preparatorios:

1. Obtenga una visión general de los procesos establecidos en la empresa. Si todavía no hay una descripción general de los procesos individuales, primero debe definirlos y esbozarlos.
2. Después de eso, se ocupará del modelado de procesos de negocio. En este proceso, usted determina quién tiene que hacer qué en el proceso y cuándo.
3. En base a esto, puede comenzar con el modelado de flujo de trabajo. Con esto, usted determina qué sistemas pueden soportar técnicamente el proceso comercial correspondiente. En este paso, divide el proceso en los pasos más pequeños posibles hasta que pueda automatizarlos técnicamente.
4. Como resultado, obtiene un flujo de trabajo que debe revisar y ajustar regularmente.

¿Cómo visualizar un flujo de trabajo?

Visualizar el flujo es esencial para continuar trabajando con él.

Para hacer esto, normalmente utiliza herramientas o software de gestión de proyectos, como la cadena de procesos controlados por eventos (EPK), el lenguaje de modelado unificado (UML), los carriles, los diagramas de flujo o muchos otros métodos.

Conclusión: ¿Vale la pena todo el esfuerzo para un flujo de trabajo?

Tan simple como puede parecer el término a primera vista, hay mucho trabajo detrás de un flujo de trabajo. En este punto, a menudo surge la pregunta de si vale la pena todo el esfuerzo en primer lugar.

Gracias a la automatización, los flujos de trabajo se hacen cargo de una gran parte del trabajo de coordinación y comunicación. Reducen errores, crean procesos eficientes y aumentan la rentabilidad. Los flujos de trabajo pueden aliviar a sus empleados y así tener la oportunidad de concentrarse en su tarea real.

Además, aumenta la transparencia: el estado de un proceso se hace evidente de inmediato y puede ver quién está trabajando actualmente en una tarea y por qué es posible que todavía no se haya iniciado otra tarea.

Las dependencias se hacen evidentes. Además, con un flujo bien establecido, generalmente puede reaccionar rápidamente a los cambios.