¿Qué es la gestión de proyectos?

La competencia en el mercado está en constante crecimiento: para que una empresa pueda atraer y retener clientes, es necesario adaptarse a los crecientes requisitos de la audiencia, completar tareas rápidamente y resolver problemas. Una de las formas de organizar eficazmente el trabajo dentro de la empresa es la gestión de proyectos. En el artículo le diremos qué es la gestión de proyectos y cómo el sistema ayuda a mejorar el rendimiento empresarial.

Qué es un proyecto y su gestión

Un proyecto es un conjunto de actividades de tiempo limitado con un objetivo común: la creación de un nuevo producto o servicio, el logro de ciertos resultados.

La gestión de proyectos es una forma de organizar el trabajo de tal manera que se cumplan todos los requisitos de un proyecto. Por ejemplo, cerrar tareas, cumplir plazos y cumplir con el presupuesto. Para tener éxito, un gerente necesitará conocimiento técnico del proyecto, habilidades gerenciales, resolución de problemas y trabajo en equipo.

¿Cuál es la diferencia entre la gestión de proyectos y la gestión tradicional?

Considere claramente las diferencias entre los diferentes sistemas de control.

Manejo Tradicional :	Gestión de proyectos:
Orientado a eventos	Orientado a objetivos
El proceso es importante	El resultado es importante
Sin plazos	El trabajo está relacionado con el cumplimiento de los plazos
Las posiciones se distribuyen	Los recursos se distribuyen
Trabajo regular monótono	Varias tareas
Personal permanente que ocupa determinados cargos	Equipos de proyecto de diferentes especialistas

Por qué necesita la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es una herramienta para lograr objetivos estratégicos. Este método de gestión ayuda a identificar las tareas que son importantes para el desarrollo de la empresa, distribuir y dirigir las fuerzas para lograrlas.

La gestión de proyectos divide el flujo de trabajo en partes y controla el presupuesto, los plazos y el progreso en cada etapa. Después de completar el trabajo, puede evaluar los resultados de cada proceso por separado y desde la perspectiva de un proyecto específico.

Gestionar algunos procesos rutinarios lleva mucho tiempo y genera resultados no evidentes, por lo que es más fácil automatizarlos. Por ejemplo, para entender qué les interesa a los clientes y mejorar los procesos de ventas, hay que recopilar y sistematizar manualmente la información sobre las llamadas. Es largo, costoso y, debido al factor humano, inexacto.

Estándares de gestión de proyectos

Estas son recomendaciones y consejos en los que debe concentrarse al organizar el trabajo. Cuáles son los estándares:

• Público. Desarrollado y utilizado en sociedades especializadas.
• Corporativo. Desarrollado y utilizado dentro de la misma empresa.
• Privado. Creado específicamente para ciertos proyectos.

Existen estándares internacionales de gestión de proyectos: las reglas para organizar el trabajo en diferentes países. Uno de los estándares más famosos es PMBOK (Guía para el conocimiento de la dirección de proyectos). Esta es una guía para la gestión de proyectos, donde se encuentra toda la terminología y los principios básicos. Se utiliza en más de 160 países de todo el mundo.

Roles en el proyecto

Un rol de proyecto es un conjunto de funciones y poderes para dividir las responsabilidades entre los miembros del equipo. El estándar PMBOK identifica los siguientes roles:

• Cliente. Aprueba requisitos y verifica resultados, puede cambiar prioridades.
• Patrocinador. Acuerda objetivos, presupuesto y plazos, asigna los recursos necesarios.
• Gerente de proyecto. Distribuye responsabilidades en el equipo, supervisa el cumplimiento de los requisitos.

Un tema importante es la organización del trabajo dentro del equipo de artistas. Para crear un equipo eficaz, el líder tiene en cuenta las habilidades, la experiencia, las cualidades personales de los empleados y distribuye los roles dentro del equipo. ¿Cuáles son los tipos de roles?

• Presidente: da dirección al equipo, supervisa el uso racional de los recursos.
• El albacea es un empleado disciplinado que realiza tareas regulares y rutinarias.
• Generador de ideas: presenta nuevas ideas y sabe cómo resolver problemas no estándar.
• Evaluador: analiza el concepto, las ideas y las propuestas desarrolladas para que el equipo pueda tomar decisiones equilibradas.
• Modelador: empuja al equipo a la acción, ayuda a dirigir la atención y establece el marco para la discusión grupal de acuerdo con los resultados de las actividades conjuntas.
• El colectivista mantiene la fuerza del espíritu de los participantes del proyecto, brindando asistencia en situaciones difíciles, un buen mentor para principiantes.

La composición del equipo ideal depende de los detalles y objetivos del proyecto: puede atraer especialistas adicionales, o viceversa, excluir a los innecesarios.

Quién es un líder de proyecto

Un director de proyecto o project manager es una persona que se encarga de conseguir los objetivos fijados. Es totalmente responsable de construir el flujo de trabajo: elabora un plan, forma un equipo y distribuye responsabilidades, controla los recursos y el presupuesto, y también corrige el progreso del trabajo y supervisa el cumplimiento de los plazos.

Requisitos para un director de proyecto

Qué competencias necesitará un director de proyecto en su trabajo:

• Conocimiento en el campo de la gestión de proyectos, incluido el pensamiento estratégico, la capacidad de predecir y planificar.
• Una experiencia. Cuantos más casos tenga un gerente de proyecto, mejor comprenderá cómo administrar el presupuesto, resolver varios problemas e interactuar con el equipo.
• preparación técnica. Un gerente de proyecto efectivo no es solo un gerente, sino un especialista competente. Puede configurar todos los procesos de manera competente, porque comprende los detalles del proyecto: esfera de TI, construcción, arquitectura u otras áreas.
• Habilidad para trabajar con personas. La capacidad de formar y depurar el trabajo dentro del equipo es la mitad del éxito del proyecto.
• Cualidades personales: responsabilidad, sociabilidad, mentalidad analítica, resistencia al estrés, multitarea y optimismo.

Ventajas del método de gestión de proyectos y sus desventajas

Ventajas de la gestión de proyectos:

• La capacidad de priorizar y establecer objetivos.
• Control de todas las etapas del trabajo.
• Desarrollo de criterios para evaluar la efectividad.
• Detección rápida de riesgos y su prevención.
• Optimización de recursos y presupuesto.
• Sistema transparente de motivación del personal.
• Toma de decisiones rápida sin burocracia innecesaria.

Contras del formato:

• Falta de recursos. A menudo, las pequeñas empresas no tienen fondos suficientes para reasignar presupuestos y otros recursos entre varios proyectos.
• Altos requisitos para las calificaciones de liderazgo. No hay suficientes gerentes de proyecto en el mercado con las habilidades y la experiencia adecuadas.
• Dificultades de transición. Cambiar un sistema de gestión tradicional a uno de proyectos es difícil y requiere mucho tiempo.

Principales etapas de la gestión de proyectos.

La gestión de proyectos es un complejo de actividades. El número y la complejidad de las tareas, su secuencia dependen del tipo de proyecto: por ejemplo, construir una casa es muy diferente a trabajar en el desarrollo de una aplicación móvil. Pero todos los proyectos, independientemente de los detalles, pasan aproximadamente por las mismas etapas de desarrollo. Se les llama ciclo de vida. Considere las principales etapas de la gestión de proyectos.

Iniciación del proyecto

En esta etapa, se determinan la esencia y los objetivos del proyecto, se selecciona un líder y se calculan un presupuesto y recursos preliminares. La iniciación es el contenido primario del proyecto, que se refina y complementa en el proceso. Cuanto más grande es el proyecto, más cuidadosamente se elabora esta etapa.

Planificación de proyectos

Ahora debe determinar cómo se ejecutará exactamente el proyecto:

• Aprobar el contenido final del proyecto, sus metas y objetivos;
• Determinar la lista de obras;
• Establecer prioridades;
• Reflexionar sobre los criterios de evaluación del trabajo;
• Asignar presupuestos;
• Establecer plazos;
• Formar un equipo y distribuir responsabilidades;
• Considerar un sistema de control.

La planificación no es solo crear un plan al principio, sino también la capacidad de prepararse para futuros problemas, ediciones y cambios en los requisitos.

Ejecución del proyecto

El próximo paso es iniciar operaciones de acuerdo al plan. Aquí es importante construir un trabajo de calidad dentro del equipo: presente a todos, explique claramente las funciones y tareas, y piense en la motivación de los empleados.

Seguimiento y control de proyectos

Es necesario controlar cada etapa del trabajo, y no solo los resultados finales. Analytics le permite identificar errores y áreas problemáticas, solucionarlos rápidamente y aumentar la eficiencia.

Cierre del proyecto

En esta etapa se redactan los documentos y se transfieren los resultados al cliente, o se inicia una fase de un nuevo proyecto. Es importante recibir comentarios del cliente: esto ayudará a evaluar globalmente los resultados del trabajo y sacar conclusiones para evitar errores en el futuro.

Enfoques de gestión del ciclo de vida del proyecto

El ciclo de vida se puede gestionar: de ello depende la eficacia del proyecto. Según los enfoques de gestión, los ciclos de vida se dividen en:

1. Profético. Se caracteriza por una planificación clara de tareas, presupuestos y plazos en una etapa muy temprana. Es difícil realizar cambios en dicho algoritmo, porque entonces habrá que cambiar todo el sistema de planificación interconectado. Adecuado para proyectos con una comprensión clara del producto.
2. Iterativo-incremental. Iterativo significa que el equipo repite las actividades del proyecto tantas veces como sea necesario para lograr el resultado. Y la incrementalidad consiste en el aumento gradual de la funcionalidad de las operaciones hasta satisfacer los requerimientos del cliente.
3. Flexible. Este enfoque se utiliza en áreas en las que necesita responder rápidamente a requisitos cambiantes. Incluye elementos de iteración e incrementalidad.

Qué metodología elegir

Para implementar las tareas de gestión de proyectos, se utilizan varios métodos. Una metodología, a diferencia de los estándares, no es solo un conjunto de términos y recomendaciones, sino un plan de acción específico que marca la dirección. Los métodos principales incluyen las siguientes opciones.

cascada

Este modelo también se llama cascada o cascada. El principio fundamental del método es la observancia constante y estricta de todas las etapas de acuerdo con un plan planificado previamente. Por ejemplo, las etapas de desarrollo de un producto de TI utilizando la metodología Waterfall:

• Analítica.
• Diseño.
• Desarrollo.
• Pruebas.
• Operación y soporte.

Como parte del enfoque, se minimiza la influencia de los factores imprevistos: cada paso se piensa previamente y se registra. Adecuado para proyectos en los que se conocen todos los requisitos de antemano, sin necesidad de realizar cambios y sin riesgo de cometer errores.

Agile

A diferencia de Waterfall, Agile es un conjunto completo de metodologías flexibles. Su principal valor es la calidad del producto, por lo que los equipos ágiles están constantemente en contacto con el cliente y están listos para cualquier cambio y mejora. Por lo general, la metodología se usa en el campo de TI cuando se trabaja con pequeños grupos de empleados que realizan trabajos creativos.

Scrum

Scrum es parte de la metodología Agile. Aquí, también, la prioridad es el resultado y la satisfacción de las solicitudes del cliente, por lo que se involucra en el proceso tanto como sea posible. El trabajo consiste en períodos cortos: sprints. Como parte del sprint, se crea una parte del producto, que se prueba y demuestra al cliente. Con base en los comentarios de los clientes, el equipo mejora la eficiencia.

Kanban

» Kanban » se traduce como «tablón de anuncios». Esto también es parte de la filosofía Agile, incluidos sus principios básicos. La metodología se utiliza para distribuir uniformemente las responsabilidades entre los empleados para no sobrecargar al equipo.

El sistema se basa en la visualización de tareas: puedes marcar tareas en un tablero normal o usar servicios en línea como Trello . Todo el proceso se divide en etapas. En el tablero, esto se ve como columnas: «hecho», «en progreso» y «hecho», donde se agregan tareas. Cualquier miembro del equipo puede seguir el progreso, encontrar al responsable de una tarea específica y ajustar el progreso del trabajo.

Conclusión

La gestión de proyectos es uno de los métodos de gestión más progresivos en una empresa. Se utiliza para resolver problemas en cualquier ámbito: empresarial, social o gubernamental. El enfoque de proyecto le permite identificar metas importantes con anticipación y hacer el uso más eficiente del presupuesto y otros recursos. Sin embargo, el sistema por sí mismo no resolverá el problema. Para construir una gestión de acuerdo con los detalles y objetivos de un negocio en particular, se necesita un gerente competente.