Presupuesto logístico: enfoques y consejos

El presupuesto de logística tiene un impacto significativo en el desempeño financiero de la empresa. Si el beneficio neto es, por ejemplo, el 5% de las ventas, entonces reducir la proporción de los costes logísticos del 9% al 4% lo duplicará. En otras palabras, para aumentar su beneficio neto, no es necesario esforzarse por aumentar las ventas.

En este artículo explicaremos cómo funciona el presupuesto logístico, compartiremos enfoques y daremos algunos consejos útiles.

¿Cómo funciona el presupuesto logístico tradicional?

Los costos de logística constan de muchos componentes. Considerando que muchas empresas suelen transferir procesos logísticos a contratistas.

Normalmente, al presupuestar la logística, pronostican:

• costos de transporte;
• costos de almacenamiento;
• otros costos asociados con la prestación de servicios logísticos.

En cada tipo se pueden distinguir costos físicos y administrativos:

• los costos físicos incluyen costos de combustible, mantenimiento de vehículos, repuestos, pagos de impuestos y seguros, salarios de los conductores, etc.;
• Los gastos administrativos incluyen salarios de los empleados que trabajan con pedidos de transporte, gastos de material de oficina, formación, etc.

La elaboración de presupuestos logísticos es una tarea bastante compleja. Además de la variedad de tipos de costos, que complica significativamente los cálculos, a veces es casi imposible medir y predecir muchos de ellos para el período futuro.

Enfoques para la presupuestación logística.

Actualmente, existen muchos enfoques para la presupuestación logística que se diferencian del método tradicional. Entre los más habituales cabe destacar:

• de lo general a lo específico (presupuesto de arriba hacia abajo);
• de lo particular a lo general (presupuesto ascendente);
• por proceso (presupuesto basado en actividades o ABB).

El método de arriba hacia abajo es el método de presupuestación logística más común. Se trabaja de lo general a lo específico: a la hora de calcular el presupuesto, el logístico parte de datos sobre los costes del período anterior (por ejemplo, un trimestre o un año) y tiene en cuenta factores fundamentales: inflación del transporte, cambios en el precio de bienes y el número de transportes, crecimiento o disminución del nivel de reciclaje, etc.

El método ascendente funciona en la dirección opuesta. Al presupuestar, el logístico recibe un plan de entrega para cada cliente y tiene en cuenta factores como la frecuencia de las entregas, el volumen de envíos, etc. Se realizan cálculos para cada dirección de transporte y, al final, el logista recibe un presupuesto preparado para el próximo período.

Al presupuestar la logística por procesos, los costos se pronostican en función del volumen de operaciones logísticas y de los recursos que se requieren para las mismas. A diferencia del enfoque tradicional, el proceso de presupuestación no se centra en los costos fijos y variables, sino en la capacidad de producción de la empresa, tanto utilizada como no utilizada.

¿Cómo calcular tu presupuesto de forma más eficiente?

Independientemente del método de presupuestación logística que utilice, existen algunos consejos que le ayudarán a presupuestar de forma más eficiente.

1. Sigue tu calendario

Es importante saber no sólo cómo calcular un presupuesto, sino también cuándo. La práctica más común es comenzar las estimaciones alrededor del décimo mes del año fiscal y preparar el presupuesto final a más tardar en la segunda o tercera semana del siguiente año fiscal.

Si comienza a presupuestar logística demasiado pronto, es posible que no tenga suficientes datos comparativos año tras año para hacer un pronóstico preciso. Por el contrario, si el proceso se retrasa, la elaboración del presupuesto perderá su significado.

2. Determinar el papel de los procesos logísticos en el negocio de la empresa.

Antes de elaborar un presupuesto para el próximo período, determine qué papel juega la logística en el negocio de la empresa. ¿Se puede considerar una de las competencias básicas? ¿Está la logística incluida en la estrategia competitiva de la empresa?

Las cuestiones más importantes para la presupuestación logística en este contexto son:

• ¿Cómo afronta la empresa los nuevos desafíos de la cadena de suministro?
• ¿Es necesario realizar cambios en el presupuesto actual para adaptarse a estos desafíos?

3. Hacer transparente el presupuesto de logística

El presupuesto de logística no se trata sólo de números. Todos los involucrados en el proceso deben conocer los datos de entrada: fechas clave, herramientas y tipos de datos que va a utilizar.

No dude en pedir ayuda si surgen dificultades. Esto ayudará a eliminar malentendidos entre los participantes en el presupuesto y dará un resultado más preciso.

En este contexto, es especialmente importante un sistema transparente para una correcta contabilidad de los gastos.

4. No subestimes los gastos inesperados

Nadie está inmune a circunstancias de fuerza mayor. Ya sea un robo de inventario, una deuda pendiente de un cliente irresponsable o un reclamo inesperado de compensación laboral, su presupuesto debe tenerlo en cuenta.

Por supuesto, es imposible predecir tales circunstancias, pero se puede estimar aproximadamente el monto del seguro para que la fuerza mayor no se convierta en un desastre financiero para la empresa. Por tanto, conviene reservar parte del presupuesto en caso de gastos inesperados.

5. Centrarse en los estándares

La heurística suele desempeñar un papel importante en la presupuestación logística: un conjunto de algoritmos que son eficaces desde el punto de vista de la experiencia, pero que al mismo tiempo su funcionamiento no se puede demostrar matemáticamente.

¿Pero qué hacer si la experiencia no es suficiente? En este caso, utilice estándares de comparación (benchmarks) para encontrar la solución más adecuada. Por ejemplo, indicadores de empresas competidoras cuya cadena de suministro se construye lo más cerca posible de la suya, o cifras promedio de la región.

6. No escatimes en software

Cuando los costos logísticos son elevados, la solución más obvia es eliminar los costos menos relevantes. A menudo, los costos del software pasan por alto.

Algunas empresas todavía utilizan soluciones obsoletas para evitar gastar dinero en costosas actualizaciones y evitar la formación. En la práctica, estos “ahorros” resultan contraproducentes: los empleados dedican más tiempo (y la empresa pierde más dinero) eludiendo las limitaciones del sistema obsoleto.

Al mismo tiempo, no debemos olvidar que la respuesta a la pregunta de qué soluciones de software utilizar para la logística depende enteramente de los objetivos de la empresa. 

7. No confundas el presupuesto con el establecimiento de objetivos.

Las mejoras en la eficiencia y productividad de una empresa año tras año tienen un impacto positivo en su desempeño financiero clave. Pero no confunda el establecimiento de objetivos y el presupuesto de logística.

No importa cuánto planee mejorar su desempeño durante el próximo año. Los objetivos demasiado ambiciosos pueden dar lugar a graves sobrecostos si el presupuesto se calcula sobre la base de objetivos inflados.

Sí, una actitud optimista ayuda a una empresa a mejorar. Pero para mantenerse dentro de su presupuesto, debe ser realista.

8. Compartir expectativas con la dirección.

Si el presupuesto logístico se ha mantenido dentro de ciertos límites año tras año, los cambios en el mercado pueden impulsarlo al alza. Podría haber muchos factores: expansión de las cadenas de suministro, aumento de los precios del combustible, escasez de conductores, etc.

Presentar un nuevo presupuesto a la dirección de inmediato no es la mejor táctica. En su lugar, informe a su jefe con anticipación sobre las tendencias actuales en logística que afectarán los gastos de la empresa en el próximo período. De esta manera quedará más clara la dinámica de la presupuestación logística.