Por qué a nadie le gusta tus informes

Una gran cantidad de informes en las grandes empresas suelen ser objeto de críticas, porque a veces parece que la jornada laboral consiste únicamente en la elaboración de estos documentos. Sin embargo, en las pequeñas empresas, donde hay más libertad, los buenos informes también son difíciles de encontrar. 

Averigüemos por qué los informes internos no funcionan y si es posible rechazarlos.  

Que buen informe se ve

Aclaremos que los informes internos son aquellos para los que tú mismo elaboras los formularios, determinas los plazos y todas las personas que los utilizan.

Cualquier informe, incluso el más pequeño, debería ser útil y responder a tres preguntas:

1. ¿Dónde estamos?

2. ¿Está todo de acuerdo con el plan o necesitamos uno diferente?

3. ¿Es bueno o malo (en términos de indicadores de objetivos)?

También puede asumir que tiene un informe realmente bueno si:

• No se necesitan más de 10 minutos para leerlo
• Después de que quede un mínimo de preguntas sobre una solicitud específica (para la cual fue compilado)
• Vuelve a él con regularidad y encuentra información fácilmente
• Puede transformar rápidamente estos datos en diferentes formatos (texto, tabla, panel de control)

3 reglas para una buena presentación de informes de la empresa

1. El informe debe ayudar en el trabajo, pero no reemplazarlo. 

La información del documento es un «cuadro congelado» de la vida de la empresa. Es necesario evaluar el resultado de las acciones y tomar las siguientes decisiones. Pero no persiga una gran cantidad de informes y no intente ingresar datos en el sistema contable con un margen de «por si acaso». El informe es una adición regular y útil al trabajo, pero no lo reemplaza. No requiera que se hagan todos los días, incluso si se descargan fácilmente del sistema (excepto en caso de emergencia). 

Supervise las tareas y los resultados con la ayuda de informes, no con la carga de trabajo de sus compañeros.

2. Solicite a los empleados que envíen información de forma profesional.

¿Analiza lo que te envían tus compañeros? Los registros, inventarios, formularios para calcular indicadores no son informes (incluso si allí se indican desviaciones del plan). Capacite y solicite a sus empleados que escriban conclusiones, recomendaciones y comentarios.

Una buena tabla de informes contiene no solo los indicadores finales, sino también analíticos (dos o tres, pero importantes), conclusiones y sugerencias. “La máquina está contando”, pero la persona todavía tiene que pensar. El informe de texto también tiene una estructura y conclusiones claras. Lo mismo ocurre con las presentaciones y los cuadros de mando . 

Es necesario alejarse del trabajo del operador, pero la participación y la calidad de los análisis deben aumentar. Por ejemplo, los informes sobre el desempeño financiero de una empresa se ven extraños, en los que el 90% de la información es una descripción de las fórmulas de cálculo. Si los encuentra útiles, haga una solicitud por separado, pero no reemplace el informe con ellos.

Sé el cliente centrado y hacer útiles las modificaciones a la carta a su documento. Por ejemplo, si el gerente aclara constantemente cuánto ha perdido la empresa debido a cambios en el tipo de cambio, complemente el informe con estos datos por adelantado. Pero recuerde que no existe ningún documento que responda a todas las preguntas. 

3. Comuníquese personalmente, no solo vea informes en silencio

Hay un punto que incluso los especialistas experimentados pasan por alto: la retroalimentación . Si no le gusta el aspecto de los informes de sus colegas (inconveniente, sin análisis ni conclusiones), exprese sus comentarios. Incluso si se refieren a una forma demasiado creativa, aunque moderna, de presentar la información.

Cuando tu jefe guarda silencio y no preguntas nada, también puede ser una situación peligrosa. Obtenga una respuesta positiva al menos una vez que su informe sea claro y útil para él. De lo contrario, un día el gerente dirá que no entiende «qué están haciendo todos aquí».

3 situaciones de informes complicadas

Como regla general, son creados por el propio líder, porque tiene más oportunidades. A veces con el propósito de poner las cosas en orden, a veces, para fortalecer el control, o simplemente como una medida educativa. El efecto puede ser tanto positivo como negativo.

1. «Aquí hay un excelente informe de mi trabajo anterior, hagamos lo mismo».

Cuál es el problema: estas son opciones duplicadas para los informes de gestión, que también tiene. Además, su empresa ahora no tiene la oportunidad de llenarlos rápidamente. 

Motivos: hábito, disgusto por el cambio, sensación de seguridad (especialmente durante el período de adaptación), exceso de orgullo por mis resultados pasados ​​(“trabajé en las mejores y más correctas empresas”).

Solución si el informe no se puede cancelar: 

• Adapte el informe propuesto para su negocio (tal vez realmente tenga ideas útiles)
• automatizar la transferencia de datos de sus informes de trabajo listos para usar
• familiarizar gradualmente al gerente con los informes actuales de la compañía (especialmente si son corporativos)

2. «Que haya varias versiones del informe a la vez»

Cuál es el problema: el trabajo se convierte en formación para rellenar documentos. Estos no son necesariamente datos diferentes, sino formularios separados: para bancos, auditores, socios o informes IFRS.

Motivos: Un enfoque del pasado (que incluye diferentes sistemas contables y el deseo de prepararse para cualquier situación).

Solución si el informe no se puede cancelar: 

• automatizar la transformación de datos en diferentes formatos de informes
• proponer correctamente una opción ganar-ganar (por ejemplo, aplicamos ciertos principios e ideas de las NIIF para el cálculo alternativo de indicadores específicos)

3. «Somos una empresa seria, tendremos un gran informe»

Cuál es el problema: esta situación es una trampa. Todos en la organización han estado trabajando durante semanas para crear una Mesa Enorme. Luego, todos intentan agregarle algo nuevo. Alguien tiene todo en orden con la analítica, alguien está esperando constantemente, alguien borra la información de otra persona. Si tal informe se inventó en la empresa matriz, hasta que se apruebe, todo el trabajo se bloquea. De hecho, a menudo usamos 2-3 indicadores.

Motivos: es inconveniente mirar información en 10 informes diferentes de 10 departamentos diferentes, o es un elemento del trabajo educativo en la empresa.

La solución, si el informe no se puede cancelar, es automatizarlo y elaborar un algoritmo para la interacción de todos los departamentos. 

El principio básico de la comunicación en cada una de las tres situaciones es no entrar en conflicto. Explore la propuesta y luego:

• evaluar la carga de trabajo de los empleados si decide estar de acuerdo
• sugiera correctamente una alternativa si cree que la idea es ineficaz

¿Es posible prescindir de informes internos?

Hacer frente completamente sin ellos no funcionará. La gestión de la empresa es imposible sin información y los buenos informes la acumulan. Además, en ocasiones es útil “reflexionar” en un plato sencillo: aparecen ideas para la optimización del trabajo.

Lo principal es no crear un informe por un informe. Si el sistema de contabilidad permite realizar varias solicitudes, es posible que no se requieran documentos adicionales. Simplemente anuncie la hora en que se actualizará la información de su departamento; de lo contrario, los colegas utilizarán los datos sin procesar.

Puedes rechazar:

1. Informes que no aportan beneficios , y por la urgencia de su elaboración hay que abonar un tercio del tiempo de trabajo (esto ocurre incluso con la automatización).

2. Correos internos que los compañeros no utilizan para sus tareas (pero solo después de confirmar este hecho y analizar los motivos).