Plan de gestión de suministros

La gestión del suministro es uno de los componentes clave de un negocio exitoso, independientemente de su nicho o cartera de servicios.

Una vez que encuentre el proveedor o socio adecuado con los bienes o servicios que necesita para continuar operando a su máxima capacidad, debe asegurarse de que su plan de gestión de suministro esté implementado.

No se puede subestimar la importancia de un plan de gestión de la cadena de suministro para su negocio, porque las lagunas en el mismo provocarán problemas logísticos, deterioro de las relaciones con sus clientes y, como resultado, una caída de los ingresos.

Las estadísticas lo confirman.

• El 57% de las empresas tienen poca visibilidad de su cadena de suministro.
• El 63% de las empresas no utiliza la tecnología adecuada para monitorear el desempeño de su cadena de suministro.
• El 7% de las empresas también luchan con los costos financieros de mantener sus cadenas de suministro.

No hay duda de que los problemas descritos en estas estadísticas surgen de un pobre e ineficaz plan de gestión de suministros, porque un buen plan contiene una solución para cada uno de ellos.

Cómo crear un plan de gestión de suministros

Entonces, como habrá adivinado, redactar un documento de este tipo requiere esfuerzo y atención a los detalles más pequeños. Esto implica aspectos legales y obligaciones mutuas que requerirán una lista y un formato cuidadosos.

Dicho esto, veamos lo que se necesita para redactar un plan de gestión de suministro eficaz que satisfaga a ambas partes involucradas en la cadena de suministro.

1. Comience revisando su plan de gestión de suministros.

Lo primero que debe incluir su plan de gestión de suministros es una portada con toda la información importante sobre el tema del plan.

Esta es una breve descripción general que resume los puntos principales, que incluyen:

• Propuesta: detalles generales de la cooperación entre la empresa y los proveedores.
• El destinatario principal de la mercancía es el nombre y domicilio legal de la empresa que recibe la mercancía del proveedor.
• Descripción de las categorías de productos: todos los bienes que la empresa recibirá del proveedor y el presupuesto estimado para la entrega.
• Información de contacto: debe incluir los nombres y cargos de las personas responsables del plan de gestión de suministros en ambas partes.
• Fecha de presentación: la fecha en que ambas partes firmaron el plan.
• Esta página también debe incluir el cronograma general de colaboración y el cronograma de entrega para cada producto mencionado en el plan de gestión de suministros.

Es importante incluir una página de descripción general en su plan de gestión de suministros porque puede consultarla siempre que usted y su socio proveedor tengan preguntas sin tener que revisar todo el documento.

2. Crear un esquema de política de compras.

Esta es una parte importante de su plan de gestión de suministros porque describirá por qué eligió a su proveedor.

Pero, además de esto, hay muchas otras condiciones importantes que se incluirán en este apartado:

• Autoridad de compras: el nombre de la empresa que compra los bienes, qué bienes comprará, la persona que controla la entrega de los bienes.
• Restricciones de gasto: el presupuesto máximo asignado para la compra y entrega dentro de un plazo determinado.
• El motivo para elegir un proveedor es la calidad del producto, plazo de entrega, precios y otros factores que influyeron en la elección del proveedor.
• Detalles del contrato: una descripción del documento que confirma la asociación entre la empresa y el proveedor.
• Conducta ética: incluye acuerdos de confidencialidad, procedimientos de resolución de conflictos, gestión de riesgos de la cadena de suministro y otras disposiciones para garantizar la eficacia del plan de gestión de suministros.

Esta sección requiere especial atención por parte de ambas partes involucradas en el plan porque los detalles aquí descritos rigen la relación entre la empresa y el proveedor mientras el plan esté vigente.

3. Enumere los requisitos de garantía de calidad.

Como parte del aseguramiento de la calidad, incluirá las características de calidad especificadas por usted como cliente, desde las características generales del producto hasta las características individuales del producto.

La lista de requisitos de garantía de calidad variará según los productos específicos, pero aquí hay algunos ejemplos para darle una idea:

• Defectos del producto: defina un defecto del producto, explique cómo se evaluará y cómo puede afectar el proceso de fabricación.
• El período de garantía es el período durante el cual se le permite cambiar el producto por uno nuevo.
• Inspecciones de productos: con qué frecuencia se comprobará la calidad de los productos y qué medidas tomará si el proveedor viola su acuerdo de garantía de calidad.
• Cuando se trata de enumerar los requisitos de garantía de calidad, los problemas están en los detalles. Si se pierde algo, puede encontrar los problemas descritos en la introducción. Por lo tanto, asegúrese de que esta sección esté bien editada y corregida.

El objetivo principal de esta sección es simplificar el intercambio de mercancías y evitar controles de calidad repetidos. Si enumera todos los requisitos de calidad en esta sección, el documento obligará al proveedor a cumplirlos.

4. Incluye el derecho internacional y estatal.

Como cualquier otro documento que define la relación entre dos negocios, el plan de gestión de la cadena de suministro debe enumerar las disposiciones legales que rigen esa relación.

Los documentos legales definidos en esta sección pueden incluir, entre otros:

• Derechos de propiedad intelectual.
• Leyes que regulan los factores ambientales, como los límites de sustancias peligrosas y residuos de equipos eléctricos y electrónicos.
• Leyes generales.
• Además, también debe verificar las leyes de su área para asegurarse de que su cadena de suministro no encuentre ningún obstáculo a nivel local.

5. Designe su elección de suministros.

Una de las partes más importantes de su plan de gestión de suministros que requiere atención al detalle es la lista de artículos que recibirá de su proveedor. Esta sección incluirá una tabla que describirá la información clave del producto necesaria para optimizar su cadena de suministro.

La tabla de selección de productos debe incluir:

• Información sobre cada categoría de producto.
• El nombre general de cada producto.
• La cantidad de mercancías programadas para su entrega dentro de un período de tiempo determinado.

En esta tabla, también puede incluir información de precios para cada producto para garantizar que el precio esté fijado en papel y no pueda cambiarse a menos que ambas partes lo acuerden.

Resumen

El plan de gestión de suministros adecuado tiene muchos beneficios, desde mayores ingresos hasta una mayor productividad general de su empresa.

Sin embargo, su mayor ventaja es que estandariza y regula la relación entre usted y su proveedor.
Pero, como cualquier otro documento que regula las relaciones comerciales, éste también requiere atención al detalle.