Organización del reclutamiento: todas las preguntas y materiales útiles

Para aquellos que quieran convertir el reclutamiento en un sistema organizado, hemos elaborado este art´ículo para conocer las claves sobre cómo elegir al personal de tu empresa.

1. La necesidad de contratación: ¿qué es y por qué?

Es bueno contar con un plan estratégico para contratar empleados con una previsión de 1 año, cinco o más años. En este caso, los reclutadores saben de antemano qué recursos necesitarán en cada intervalo de tiempo.

En las organizaciones pequeñas, la contratación suele ser ad-hoc y satisface las necesidades actuales. Por ejemplo, reemplazar a una empleada que se va de baja por maternidad o unas largas vacaciones, contratar a una nueva persona para reemplazar a la que renunció.

Hay más de una docena de formas de evaluar la necesidad de personal. Está influenciado por el mercado de la región, la rapidez y el plan de desarrollo de la empresa, la eficiencia de los empleados actuales y otros factores. Dependiendo de la política de personal, la empresa puede atraer nuevo personal o capacitar personal ya contratado.

Conocer la necesidad de contratación ayuda a:

• Elaborar un plan de cierre de vacantes.
• Priorizar: a quién buscar primero.
• Planificar su presupuesto de selección con precisión.
• Encontrar candidatos más rápido.
• Construir una estrategia de personal, motive, desarrolle y retenga a los empleados.

2. ¿Qué métodos de búsqueda de empleados existen?

Dependiendo del método de selección, las empresas eligen diferentes herramientas de búsqueda.

Reclutamiento masivo: la búsqueda de empleados para puestos iniciales que no requieren capacitación especial. Por ejemplo, buscar personal de mantenimiento, vendedores, conductores. La rotación de personal en estos puestos puede llegar al 100% anual, por lo que las empresas están constantemente buscando personas.

La búsqueda no suele ser fácil:

• Los solicitantes de empleo no saben cómo “buscar trabajo”: encuentran vacantes, evalúan cómo cumplen con los requisitos, no están listos para negociar con el empleador durante mucho tiempo;
• No todo el mundo llega a la entrevista: los candidatos tienen poca motivación y muchos empleadores competidores luchan por su atención.

Por lo tanto, para el reclutamiento masivo utilizan chat bots, llaman candidatos, buscan a través de anuncios en redes sociales y anuncios en buscadores.

Búsqueda de ejecutivos: la selección de personal de administración y especialistas. Su complejidad está en la correcta formulación del problema y en encontrar una persona que se adapte idealmente a todos los requisitos. Puede incluir un caza de talentos: búsqueda y caza furtiva de empleados ya empleados.

Por regla general, esta búsqueda la llevan a cabo reclutadores externos (de agencias de contratación o autónomos) que conocen bien el mercado y tienen las habilidades necesarias para motivar al candidato.

El reclutamiento regular  es la búsqueda de personal con mayor cualificación.

3. ¿Qué pasa si la empresa no tiene un reclutador?

• Póngase en contacto con una agencia de contratación o consultores para selección de personal.
• Encuentre un reclutador independiente que se especialice en la fuerza laboral que necesita.
• Busque usted mismo.

4. ¿Cómo aclarar los requisitos para la vacante y los deberes del empleado?

Los requisitos para muchos puestos se forman en estándares profesionales. Pero en cada empresa, al organizar la selección, se revelan sus propios requisitos y secretos del éxito. Por tanto, los modelos de competencias para los diferentes puestos suelen elaborarse en base a la experiencia de los empleados más exitosos de la empresa.

Para comprender qué habilidades y competencias son más necesarias en la empresa, los empleadores utilizan diferentes medios para evaluar a los empleados actuales. Desde pruebas hasta entrevistas internas . Otra opción es buscar la ayuda de consultores o empresas que puedan ayudarte a elaborar una lista de requisitos, habilidades profesionales y cualidades personales.

5. ¿Cómo redactar un texto de vacante?

Una buena vacante contiene más que una simple lista de requisitos y condiciones de trabajo.

Después de leer, el candidato debe comprender:

1. Lo que hace la empresa.
2. Qué objetivos tendrá el nuevo empleado.
3. Por qué este trabajo es mejor que el de la competencia.
4. Si el candidato cumple con todos los requisitos.

6. ¿Cómo determinar el salario?

El salario puede ser promedio, por encima o por debajo del promedio del mercado. El proceso y resultado de la contratación depende de esto.

Con un salario por debajo del mercado, tomará mucho tiempo buscar candidatos. Lo más probable es que los candidatos de calificaciones no muy altas y los especialistas novatos respondan a tal vacante.

Si ofrece un salario alto, prepárese no solo para comunicarse con los profesionales, sino también con aquellos que respondieron «al azar».

Algunos consejos:

• Antes de publicar un trabajo, investigue el mercado y los salarios de los competidores en su área.
• Indique el salario en la vacante. Esto le ayudará a recopilar respuestas más relevantes.

7. ¿Por qué necesitamos programas de referencia?

Muchas empresas ofrecen recompensas a quienes recomiendan un candidato adecuado para ellas, esta es otra opción de trabajo a la hora de organizar el reclutamiento. Por lo general, la remuneración se paga después de que el recién llegado pasa el período de prueba.

Los empleados participan en la búsqueda de candidatos. Les cuentan a sus amigos y conocidos sobre la vacante. Este tipo de publicidad suele ser eficaz porque las personas confían en sus recomendaciones personales. Según una investigación occidental, los empleados que se  acogen al programa de recomendación trabajan más tiempo en la empresa y son más leales a ella.

8. ¿Qué tipo de entrevistas existen?

Por el método de realización:

• Entrevistas grupales: son adecuadas para el reclutamiento masivo.
• Entrevistas individuales.
• Centros de evaluación: se trata de una evaluación integral de un candidato, que incluye la resolución de casos, presentaciones, trabajo en grupo, etc., en función de los objetivos del empleador.
• Pruebas profesionales y pruebas de aptitud.
• Entrevistas estresantes.

Entrevista por tipo de pregunta:

• Conductual: el empleador aprende cómo actuó el candidato en diferentes situaciones en el pasado, y en base a esto, saca conclusiones sobre cómo trabajará en el futuro y si logrará el éxito en su empresa.
• Entrevista de caso: el empleador ofrece un problema que debe resolverse.
• Entrevista proyectiva. Para comprender mejor al candidato y evitar respuestas socialmente deseables, los empleadores hacen preguntas proyectivas: piden al candidato que exprese su opinión sobre personas y situaciones con las que no está conectado de ninguna manera. El candidato no necesita hablar de sí mismo, por lo que comienza a actuar con mayor libertad. Pero dado que una persona juzga los eventos y otras personas en términos de su experiencia, el entrevistador saca conclusiones útiles de su historia.

Además de las entrevistas, los empleadores utilizan otros métodos de evaluación.

9. ¿Cómo evaluar el resultado de la selección?

Ya sea que esté buscando un empleado usted mismo o con la ayuda de un reclutador externo, es importante evaluar el resultado. Después de todo, ¡la búsqueda requirió mucho esfuerzo, dinero y tiempo!

Las diferentes empresas miden los resultados de manera diferente, pero las métricas más populares tienen este aspecto.

Tiempo de contratación

El tiempo transcurrido desde el inicio de la búsqueda hasta que la persona se incorpora al trabajo. Varía según la profesión, la situación del mercado, la época del año, etc. Al comparar y evaluar los tiempos de contratación, puede evaluar la calidad del trabajo de un reclutador.

Eficiencia de diferentes fuentes, calidad y cantidad de respuestas

Ayuda a determinar qué canales funcionan mejor para atraer empleados a la empresa y a un puesto específico.

• ¿Cuántas vistas tuvo el anuncio en diferentes fuentes?
• ¿Cuántas personas dejaron una respuesta?
• ¿Cuántos candidatos vinieron de cada canal (de un sitio de búsqueda de empleo, a través de un programa de referidos, de redes sociales, etc.)?
• ¿De dónde provienen las respuestas más relevantes?
• ¿Cuántas personas vinieron a las entrevistas?
• ¿De dónde vino esta persona?

Costo de contratación

El  costo de contratación incluye no solo todos los costos de publicación y publicidad de una vacante, sino también el costo del tiempo que el reclutador dedica a cubrir la vacante.

Satisfacción del gerente con los candidatos y satisfacción de los empleados con el trabajo

Porcentaje de candidatos que renunciaron en el primer año

Esta métrica habla de la calidad de la selección. Por lo general, en un año, un empleado solo logra incorporarse al trabajo y aporta pocas ganancias a la empresa. Pero la empresa tiene que gastar muchos recursos en ello, incluida la atención de los gerentes y la ayuda de los colegas. Por lo tanto, los despidos en el primer año de funcionamiento son costosos para la empresa, dado el costo de contratación.

10. ¿Qué hacer con los que no encajaban?

Asegúrese de responderlas: agradezca la respuesta y  rehúse correctamente .

Vale la pena tomar nota de algunos de los candidatos. Si una persona era casi adecuada para usted, siempre existe la posibilidad de que la necesite en el futuro, cuando gane experiencia.

Es conveniente recopilar y almacenar dichos currículums en el sistema de gestión de personal.

¿Qué hacer a continuación?

Por delante del recién llegado hay un difícil proceso de adaptación. Es necesario para que en tres meses un nuevo empleado no se aburra, no se agote y beneficie a la empresa.

¿Parece que es hora de disfrutar de los resultados de su organización y volver a la contratación desde el puesto número 1?