Gestión del tiempo

Estamos acostumbrados a llevar un ritmo de vida muy alto, y muchas cosas pasan desapercibidas sin darnos cuenta. Y aunque todos tenemos 24 horas al día, no todos lo optimizan. Algunos tienen tiempo para hacer ejercicio, otros para trabajar, y tomarse tiempo para el desarrollo personal y las relaciones personales. Y algunos trabajan todo el día y se sorprenden al descubrir que no han hecho nada importante.

Realmente queremos hacer todo. La demanda crea oferta: hay muchos libros sobre efectividad personal, cursos de productividad y entrenamiento con éxito y entrenamientos de motivación. Y sin embargo , sistemas de gestión del tiempo. Desde masterlogistica.es sabemos cómo es la gestión del tiempo, cuándo te ayuda a lograr hacer todo y cuándo resulta ser inútil e ineficaz.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es una forma de gestionar el tiempo, con la ayuda de la cual se incrementa la eficiencia de su uso.

Existen muchos sistemas diferentes para organizar el tiempo: para cargar personal y calcular las horas de trabajo, utilizan algunos enfoques, para necesidades personales , otros. La gestión del tiempo ayuda no solo a llegar a tiempo a las tareas laborales, sino también a dedicar suficiente tiempo al descanso, los deportes y la comunicación con los familiares.

Cuando la gestión del tiempo es inútil

La gestión del tiempo es importante para aquellos que tienen la oportunidad de distribuir el tiempo por su cuenta. Si trabaja de acuerdo con un horario claro, que no se puede cambiar de ninguna manera, solo puede planificar un fin de semana. Pero hay otras situaciones en las que la gestión del tiempo es inútil.

La gestión del tiempo no es una píldora mágica que lo ayudará a hacer todo . Porque, de hecho, la gestión del tiempo no es que necesite mantenerse al día con todo. Esto se trata de lo que debe mantenerse al día con lo importante, pero sin importancia : rechazar.

La gestión del tiempo no es un medio de motivación. La gestión del tiempo no lo hará más productivo y la motivación no caerá del cielo si está profundamente disgustado con lo que hace. Lo más importante , asegúrese de que realmente quiere hacer estas cosas. Quizás necesite cambiar su esfera profesional y no tratar de hacer más y mejor.

La gestión del tiempo no garantiza el éxito. Algunos entrenadores te convencen de que solo necesitas aprender su técnica , y de inmediato te harás rico, resolverás problemas en la familia y comenzarás a practicar deportes. Pero no funciona así. La gestión del tiempo es solo una herramienta que es inútil sin sus esfuerzos. Es como comprar un bolígrafo que un gran escritor escribió ideas y esperar que estas ideas ahora lleguen a usted.

Las técnicas de gestión del tiempo no son universales; no son adecuadas para todos. La técnica de cualquier autor es solo la experiencia de su creador. Pero somos individuales, por lo tanto, no todos los métodos pueden aplicarse siempre. Si la técnica no funciona, entonces no te fuerces , solo busca otra. Mejor aún , mírate a ti mismo. Se conoce mejor y cómo se siente más cómodo trabajando. Alguien es productivo por la mañana, alguien por la tarde o incluso por la noche.

La gestión del tiempo no te obliga a superarte . Levantarse a las 5 de la mañana o dormir 4 horas y sentirse mal , esto no es gestión del tiempo. Además, no se reprenda si no puede resolver problemas de manera eficiente de manera inmediata. Permítete estar equivocado. Algunos métodos no funcionarán , pruebe otros. Entonces es posible.

¿Cómo gestionar el tiempo?

Existen diversas técnicas y herramientas en la gestión del tiempo. Ayudan en diferentes etapas: planificación, priorización, evaluación del resultado.

Plan: establecer metas y objetivos

La planificación es una parte importante de administrar el tiempo y aumentar la eficiencia. Puede planificar por la tarde al día siguiente o al comienzo del día. Al planificar, es importante compartir metas y objetivos. El objetivo es general y global. Los objetivos se dividen en tareas pequeñas y específicas. Por ejemplo, el objetivo es presentar informes trimestrales. Lo dividimos en pequeñas tareas específicas: recopilar datos durante 3 meses, resumirlos en una tabla, crear gráficos dinámicos, hacer una presentación.

Haga listas de tareas para el día y períodos más largos , una semana o un mes. Para cada tarea, debe determinar la fecha límite en la que debe completarse. Para hacer esto, puede usar planificadores en papel o electrónicos. Tablero diario adecuado con pegatinas o para aplicaciones de planificación ; por ejemplo, Trello parece muy inconsistente o Wunderlist.

Así es como se ve el tablero de tareas en Trello : es un análogo electrónico de un tablero con pegatinas. Las listas y tarjetas se pueden organizar a su gusto.

La tarea también se puede dividir en etapas y marcar cuando todos hayan terminado. Además, para la tarea debe determinar el término e intentar no moverlo. Siempre tómese el tiempo con un margen: necesita 3 días – 4. Todo siempre sale mal como lo planeamos.

Priorizar

Puede grabar docenas de tareas. Deben priorizarse, y algunos incluso pueden abandonarse por completo.

Hay dos formas populares de priorizar: ABC y la matriz de Eisenhower.

Método ABC en la gestión del tiempo

Tome una lista de tareas y dé prioridad a cada nivel con las letras A, B, C (algunas también recurren a las letras D y E).

• A – tareas importantes y urgentes, la más alta prioridad en la implementación. Estos son los casos, cuyo fracaso o retraso puede tener consecuencias desagradables o graves. Por ejemplo, para corregir el error que provocó que el sitio dejara de funcionar, especialmente si la empresa pierde dinero por demora.
• B – tareas importantes, pero no urgentes o aquellas cuyo incumplimiento no dará lugar a graves consecuencias. Un ejemplo es introducir un desarrollo que ayudará a aumentar las ventas. Esto es importante, pero si lo mueve un poco, es poco probable que ocurra algo irreparable.
• C – tareas que sería bueno completar: pasar una noche con amigos o organizar la cena para mi esposa.

El nivel D incluye tareas que pueden delegarse en subordinados y en E , que deben abandonarse por completo.

Matriz de Eisenhower

El método lleva el nombre de su creador , el presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower. Tenía muchas tareas, así que las priorizó, categorizando:

• urgente, importante;
• importante, no urgente;
• urgente, sin importancia;
• sin importancia, no urgente.

La hoja se divide en 4 cuadrados, en los que se ajustan las tareas.

Matriz de Eisenhower: 4 cuadrados con diferente urgencia e importancia. Algunos planificadores de papel producen ya alineados en tales cuadrados.

• Urgente e importante primero. Son de importancia directa para usted y el futuro; no se pueden delegar a nadie.
• Importante, pero no urgente, puede hacerlo de forma segura y cómoda usted mismo o pasarlo a sus subordinados y cooperar con ellos en el curso de su implementación.
• Urgente y sin importancia, trate de transmitir a los demás.
• No urgente y sin importancia debe ser completamente abandonado.

Es mejor priorizar las tareas de inmediato cuando las realiza en el planificador , para que no obtenga nada extra.

Completar las tareas

Planificar tareas y determinar su prioridad es solo la mitad del trabajo. Ahora necesitas ejecutarlos. Además, por lo general, todo no funciona según el plan: se están vertiendo nuevas tareas, estamos postergando, sin tener en cuenta los matices que, como resultado, cambian los plazos de la tarea y, al mismo tiempo, mueven las tareas posteriores. No funcionará prever todo, pero aún se puede tener en cuenta algo para minimizar la interferencia.

• No intente resolver varios problemas al mismo tiempo.

El cerebro no es una computadora multitarea. No aceleramos el proceso si tratamos de hacer todo al mismo tiempo, pero nos rociamos entre tareas. Estamos distraídos, perdemos cosas importantes, disminuimos la velocidad, nos estresamos, cambiamos constantemente de tarea y profundizamos en ellas cada vez más.

• Elimina lo que te impide concentrarte en la tarea

Cierre las redes sociales y los mensajeros, apague el sonido del teléfono, ordene el lugar de trabajo. Si trabaja en casa, elija un momento y un lugar donde los miembros de la familia no lo distraigan. De lo contrario, atraerá la atención o incluso comenzará a posponer las cosas.

• No te apresures a realizar nuevas tareas de inmediato

Primero, priorícelos. Si usted se pega en una nueva tarea, entonces no tendrá tiempo para hacer las planificados – y entre ellos puede haber más importantes. Como regla, no pasará nada si está de acuerdo con sus colegas en que completará la nueva tarea mañana. No hay muchas tareas que deba apresurarse a hacer de inmediato.

• Aprende a rechazar

No todas las tareas y proyectos en general valen la pena. A veces intentan culparnos de algo que no deberíamos hacer en absoluto. A veces simplemente no tiene sentido tomar un nuevo proyecto si no hay tiempo para ello y no desea abandonar otros. Incluso si tu mejor amigo te suplica con lágrimas en los ojos. Toda persona tiene derecho a «n a » recordar esto.

• Trabaja a tu manera

Todos somos muy diferentes. Tenemos diferentes temperamentos, ocurren diferentes eventos en la vida, estamos activos en diferentes momentos y de diferentes maneras. Por ejemplo, si le resulta difícil concentrarse en una tarea durante mucho tiempo , pruebe la técnica de » Tómate » . Lleva el nombre del temporizador de la cocina en forma de tomate, que cuenta 25 minutos. Inicie el temporizador durante 25 minutos y solo haga este trabajo. Luego un descanso de 5 o 10 minutos.

Y si tiene la oportunidad de cambiar el horario de trabajo usted mismo , no lo rechace.

Medir el resultado

Ha completado la tarea : analice qué fue bueno y qué no. Quizás algunas herramientas de gestión del tiempo no le convengan. La técnica » Tómate » no lo hace productivo, si prefiere trabajar una hora y media o dos, y luego hacer un buen descanso.

Tenga en cuenta que interfirió con la tarea: cansado, distraído por correo o cantando junto a su artista favorito. La próxima vez trata de eliminar los irritantes.

Tener un descanso

Un componente importante de la gestión del tiempo es el descanso. Planifique descansos breves durante el día, determine el tiempo después del cual no trabajará. Intenta relajarte por completo el fin de semana y no llevar el trabajo a casa. Nadie puede ser productivo 24/7. Necesitamos descansar y reponer recursos. Incluya en su horario de entrenamiento, tiempo con sus seres queridos y un sueño completo.

Y tenga en cuenta que después de una emergencia necesitará más tiempo para recuperarse.

No te olvides de lo importante

Además de las tareas laborales, proyectos y carreras, todavía hay muchas cosas maravillosas y maravillosas en la vida. Entonces, ¿es realmente necesario tomar el octavo proyecto para una empresa prestigiosa o ganar dinero con el automóvil más nuevo, si esto le priva de tiempo con niños y seres queridos? No olvides que no todo se mide por el dinero y el éxito. Planee para no arrepentirse más tarde de haberse perdido algo muy importante para usted.