¿Cómo evaluar la efectividad en la selección de personal o reclutamiento?

La capacidad de contratar empleados de manera rápida y eficiente se ha convertido en una especie de superpotencia en estos días. Las empresas que lo han dominado optimizan los costos de contratación y ganan puntos para lograr una buena reputación como empleador. Pero, ¿cómo puede un gerente comprender si su departamento de recursos humanos está contratando empleados de manera efectiva o si esta habilidad aún debe mejorarse?

El analista ayuda a identificar las debilidades del proceso. La transformación digital en RR.HH. ya está en pleno apogeo, por lo que ya no es necesario procesar datos y generar informes a mano. Si hace esto en una plataforma especial para la gestión de recursos humanos, puede ver el estado real de las cosas y obtener una guía de acción: qué y cómo cambiar en la selección para mejorar los indicadores principales.

Destacaremos cuatro métricas principales que lo ayudarán a determinar qué tan bien se implementa el proceso de contratación en la empresa.

Indicadores para la implementación de la estrategia de contratación

¿Cuánto tiempo se tarda en contratar?

Calculamos el tiempo total invertido en cubrir una vacante, es decir, desde que aparece hasta que se ofrece la oferta.

Digamos que 8 vacantes para el puesto de mesero en un nuevo café aparecieron el 15 de febrero y se cerraron el 26 de febrero, es decir, después de 12 días, ocho candidatos recibieron ofertas de trabajo. Entonces el tiempo invertido será de 1,5 días laborables (cálculos: 12 ÷ 8 = 1,5).

También puede calcular el tiempo medio para cerrar una vacante. Por ejemplo, se cerraron 4 vacantes en 5, 10, 12 y 20 días, respectivamente. Tiempo medio de cierre – 11,75 días laborables (cálculos (5 + 10 + 12 +20 ÷ 4).

La tasa a la que un reclutador cierra una vacante es un indicador de la eficiencia de su trabajo. La norma la determina el gerente, pero al mismo tiempo es justo presentar diferentes requisitos para la velocidad de contratación, dependiendo de la vacante. No se puede esperar que la búsqueda de un técnico y un ingeniero jefe para la construcción de una nueva instalación lleve el mismo tiempo.

Cuanto le cuesta a la empresa

Sabiendo cuánto «cuesta» encontrar a cada nuevo empleado, la empresa puede asignar el presupuesto de manera más eficiente. Además de los costos administrativos, se deben tener en cuenta los siguientes costos: publicidad, publicación de vacantes en los lugares de trabajo, pago del tiempo de trabajo de los reclutadores (descripciones de puestos, análisis de currículums, realización de entrevistas), verificación de datos de candidatos, así como lucro cesante si la vacante permanece abierta durante mucho tiempo.

Si el costo de contratar a un candidato es demasiado alto, esta es una excusa para reconsiderar los métodos de atraer nuevos candidatos y, posiblemente, ahorrar en publicidad u otros gastos. Bajo costo: todo está bien, continúe con el buen trabajo.

Cómo se lleva a cabo el plan de contratación

Si una empresa opera de acuerdo con una estrategia aprobada, tiene una idea clara de cuántos empleados, cuáles y cuándo necesitará. Basta comparar el plan con resultados reales. Si una empresa prescinde de una planificación estratégica, para evaluar este indicador es necesario encontrar la relación entre las tareas completadas con éxito y las planificadas.

Digamos que el departamento de recursos humanos tuvo que contratar a 90 nuevos empleados de nivel de línea durante enero de 2021. En realidad, se contrataron 75 personas. Esto significa que el plan se cumplió en un 83% (cálculo: 75 ÷ 90 * 100% = 83%).

Los resultados de la implementación del plan de contratación permiten ver las debilidades en el trabajo del departamento de RRHH y comprender si la empresa hace demandas reales a los candidatos o necesitan adaptarse al estado actual del mercado laboral.

Indicadores por fuente de búsqueda de candidatos

Para una empresa, los mejores canales para atraer candidatos son los sitios de trabajo y las redes sociales. Por el otro, agencias de contratación y centros de empleo para cursos de reciclaje. Cuantas más solicitudes lleguen a través de un canal específico, mayor será su prioridad y más se necesitará desarrollar.

Indicadores por candidatos

Número de solicitudes por vacante

Por el número de solicitudes para una vacante, puede evaluar la efectividad de los canales para atraer candidatos, comprender si esta vacante se cotiza en el mercado laboral y cómo los solicitantes se relacionan en general con el empleador.

Se recibieron muchas solicitudes para cada vacante, lo que significa que todo está bien con la reputación del empleador, las condiciones de trabajo y el salario. Pero existe tal colisión: con una gran cantidad de currículums, es más fácil seleccionar al candidato más adecuado para la vacante, pero el costo de contratación aumentará. Las respuestas deficientes indican problemas dentro de la empresa: puede que no se confíe en ella como empleador, puede haber exagerado los requisitos para los solicitantes y el salario puede estar por debajo del promedio del mercado.

Cuantos candidatos fueron seleccionados

Mediante este indicador, evaluamos qué tan efectiva fue la selección en cada etapa del embudo de reclutamiento, desde la atracción de candidatos y el procesamiento de su currículum hasta la evaluación de sus habilidades y el resultado final (propuesta de oferta).

Supongamos que entre 50 candidatos que respondieron, solo 15 pasaron la primera etapa de selección, entonces la eficiencia de reclutamiento será del 30% (cálculos: 15 ÷ 50 * 100% = 30%)

Si su desempeño en la contratación es bajo, entonces debe buscar las razones por las cuales es más probable que los candidatos sean eliminados. Para optimizar el proceso, los candidatos potencialmente inapropiados deben eliminarse inicialmente. Por ejemplo, asigne tareas de prueba lo antes posible y hable sobre puntos controvertidos en el trabajo que pueden no ser adecuados para todos.

Calificación de candidatos

Después de la evaluación de habilidades y competencias, las pruebas y los resultados de las entrevistas con los reclutadores, los candidatos reciben puntos, sobre la base de los cuales se forma su calificación. Un gran número de postulantes con una calificación alta indica que la vacante se ha elaborado correctamente y se han seleccionado los canales adecuados para atraer personal. Bajo: debe indicar más claramente los requisitos de los candidatos para eliminarlos en la etapa inicial de selección.

¿Cuántos dimitieron durante el período de prueba?

Según la agencia de contratación Robert Half & Associates, en promedio, hasta un 28% de los empleados se van durante los primeros 90 días de trabajo, es decir, durante el período de prueba. Si más de un tercio de los empleados no han sobrevivido al período de prueba en la empresa, esta es una razón para reconsiderar el enfoque de adaptación . La mayoría de las veces, experimentan un agotamiento rápido cuando el recién llegado abruma demasiadas responsabilidades nuevas.

¿Cuántos han pasado el período de prueba?

Rotación de personal

La rotación de personal se refiere a cuántos empleados renunciaron o fueron despedidos de una empresa en un período de tiempo determinado, por ejemplo, durante el primer año o después de tres años de trabajo. Para calcular la rotación, se encuentra la relación entre el número de empleados que dejaron el trabajo y el número total de empleados a tiempo completo.

Digamos que hubo una media de 150 empleados durante el primer año (esta cifra varió ligeramente según la temporada). Durante este período, 18 trabajadores dejaron la empresa. Entonces el caudal será del 12% (cálculos: 18 ÷ 150 * 100% = 12%).

Cuanto mayor sea la tasa de rotación de empleados, especialmente en el primer año de funcionamiento, más errores comete la empresa en la contratación. También son posibles otras razones: las mismas brechas en la adaptación, la falta de un sistema de motivación, conflictos en el lugar de trabajo con otros empleados y gerentes, y una fuerte discrepancia entre «expectativas y realidad».

Edad media de los empleados

En algunas empresas, este indicador ayuda a superar la diferencia de mentalidad de las distintas generaciones y a hacer más cómodo su trabajo conjunto. En otros, se trata de construir equipos equilibrados por edades en los que la experiencia de los empleados mayores se sustenta en la ambición y la innovación de los más jóvenes. Además, conocer la mediana edad simplifica la selección de un sistema de recompensas y motivaciones, lo que significa que tiene un efecto positivo en la selección y adaptación de nuevos empleados. No es informativo cometer un error de cálculo general de la edad promedio de la organización, más a menudo este indicador de recursos humanos se calcula por separado para la parte femenina / masculina o para los empleados que trabajan en el mismo departamento. Los cálculos son fáciles: las edades de todos los empleados se suman y se dividen por su número.

Experiencia promedio de los empleados

Se calcula según el mismo principio que la edad media. Este indicador permite evaluar la fidelidad de los empleados a la empresa, su satisfacción con las condiciones laborales y salariales, sistemas de incentivos y motivación. Si su empresa no se queda por más de un año, esta es una razón para reconsiderar los enfoques de la gestión de recursos humanos. Una larga duración media de servicio es una señal de que la empresa tiene la reputación de ser un buen empleador, los empleados se sienten cómodos y no hay razón para buscar otro trabajo.

KPI de empleados del departamento de RRHH

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) del trabajo de los reclutadores a menudo no son cualitativos, sino cuantitativos: cuántas vacantes y cuánto tiempo ha cerrado un empleado del departamento de recursos humanos en particular o todo el departamento.

Es fácil medir el número de vacantes cerradas, pero es mucho más difícil estimar si es mucho o poco. Mucho depende de a quién buscaba el reclutador (reclutamiento masivo para puestos de línea o reclutamiento puntual para puestos superiores), en qué área y bajo qué condiciones. Además, una vacante cerrada no equivale a un problema resuelto: a veces, los reclutadores cubren rápidamente las vacantes, pero los candidatos abandonan la empresa durante el período de prueba o como resultado de él.

Quien analiza los resultados gana

Utilizando solo cuatro métricas (de hecho, hay más), el responsable de la empresa puede comprender qué dificultades enfrenta el departamento de RR.HH. durante la contratación, en qué etapa y cómo esto afecta la tasa de ocupación de nuevas vacantes. Una empresa que hace que el proceso de contratación sea mensurable obtiene una ventaja competitiva adicional. Rápidamente elimina áreas problemáticas en la contratación de personal y recibe a la salida personal que cubra sus necesidades.