Business Process Management que es – BPM
El término inglés Business Process Management (BPM) incluye el concepto de gestión para diseñar, ejecutar, controlar y optimizar procesos comerciales (los llamados procesos) en una empresa de manera orientada a objetivos. Idealmente, esto incluye todos los procesos descritos en la empresa. Esto también incluye la definición de responsabilidades para los procesos relevantes y el control a largo plazo (estratégico) y a corto plazo (operativo). En alemán, el método se conoce como gestión de procesos de negocio o gestión de procesos.
Tabla de Contenidos
El proceso – ¿qué es?
Primero se deben aclarar los términos importantes para que todos sepan de qué está hablando la gestión de procesos y para que todos los involucrados estén hablando de lo mismo y no de propósitos cruzados. En primer lugar, aquí tenemos el proceso que queremos gestionar. Esta es una secuencia recurrente de actividades vinculadas, es decir, pasos de trabajo que siempre se llevan a cabo en el mismo orden.
Los roles en la gestión de procesos.
Dado que la gestión exitosa de procesos no funciona por sí sola, necesitamos personas que se sientan responsables de ello. Aquí es donde entran en juego las responsabilidades y los roles. Los roles deben estar claramente distribuidos y asignados. Esto también ancla la gestión de procesos como un método en la empresa y los procesos se pueden llevar a cabo de manera efectiva. A cada rol se le debe asignar una descripción de rol muy clara con puntos y registrarse de manera vinculante para la organización. El principio AKV debe aplicarse aquí:
- A para tareas, entonces, ¿qué tareas asume este rol?
- K para competencias, es decir, ¿qué habilidades debe tener el titular de este rol o quizás se le deben enseñar?
- Finalmente, V de responsabilidades.
Los roles del Business Process Management persiguen dos objetivos. Por un lado, están destinados a asegurar la gestión de procesos y, por otro lado, posibilitan la realización de procesos. Hay tres tipos de roles de proceso:
- Ejecución de roles de proceso
- Funciones principales del proceso
- Funciones del proceso de asesoramiento
Mapeo de procesos
La base del concepto es la inclusión completa de todos los procesos comerciales en la empresa. El mapeo holístico de los procesos generalmente se realiza gráficamente en un mapa de procesos. Los procesos se clasifican en tres categorías: procesos de desempeño, soporte y gestión. El servicio o procesos centrales son los procesos que crean un servicio (salida) en función de los requisitos del cliente a partir de una entrada. Los procesos de soporte crean las condiciones marco necesarias para la prestación de servicios. Esto podría ser procesos de TI o de recursos humanos, por ejemplo. Porque sin el personal adecuado, no puede haber valor añadido. Las directrices generales de toda la empresa (el llamado gobierno de BPM – Business Process Management) se definen aquí.
Los dos ciclos de la gestión de procesos
Se requieren dos ciclos para que funcione el control de procesos: el ciclo a corto plazo de gestión de procesos operativos y el ciclo a largo plazo de gestión de procesos estratégicos. Los procesos de corto plazo abarcan un período de hasta un año y los de largo plazo hasta un máximo de 10 a 20 años. Las dos subáreas representan ciclos continuos que interactúan constantemente. Esto queda claro utilizando las gafas de gestión de procesos desarrolladas por BPM&O .
1. Gestión de procesos operativos (OPM)
El OPM incluye todas las tareas de un ciclo de control para procesos con un horizonte temporal a corto plazo, generalmente un año fiscal. Además de la planificación de procesos (objetivos y presupuestos de procesos aprobados), ejecución de procesos, seguimiento de procesos y análisis de procesos, este ciclo también incluye la mejora de procesos . Todas las herramientas organizacionales requeridas para esto deben configurarse en consecuencia
2. Gestión Estratégica de Procesos (SPM)
El SPM incluye aquellos aspectos que son de importancia estratégica para la empresa, como la definición de procesos centrales o el desarrollo de objetivos estratégicos de procesos . Con la ayuda de la gestión estratégica de procesos, se debe asegurar que el Business Process Management esté alineado con los objetivos estratégicos de la empresa y, por el contrario, que se haya comprobado la viabilidad de los objetivos de la empresa (proceso contracorriente). El control de procesos estratégicos asegura continuamente que existe la necesidad de ajustes estratégicos.
