Cómo optimizar los costos logísticos: una descripción general de los métodos efectivos

Los costos de logística son uno de los elementos de mayor esfuerzo para los puntos de venta minoristas estacionarios y las tiendas en línea. Muchos emprendedores buscan y prueban diferentes métodos para reducirlos. La tarea es bastante difícil, ya que es necesario mantener la rentabilidad y no perder clientes. Hoy hablaremos de la reducción sistemática y eficaz de los costes logísticos.

Análisis de costos paso a paso

Primero debe comprender en qué dirección moverse. Por lo tanto, en primer lugar, intente identificar costos innecesarios:

1. Haz un inventario detallado.
2. Analiza los costos.

Es recomendable realizar el análisis no solo en total, sino también teniendo en cuenta el exceso del plan. Divida los costos en categorías separadas:

• importante;
• aceptable;
• innecesario.

Determine el costo compartido para cada categoría. Estimar los indicadores por procesos, costos por unidad de producción, por empleado. Se debe prestar especial atención a los gastos innecesarios. Piense en las posibles consecuencias si fueran abandonados. Los ahorros no siempre están justificados.

A continuación, se muestra un ejemplo de un breve análisis:

La empresa trabaja con clientes minoristas y mayoristas. Los productos minoristas se entregan en camiones de 2 toneladas, los pedidos a granel se entregan en camiones con una capacidad de 7,5 toneladas. El costo de envío por canal es diferente: 2,9% y 1,8%. Sobre la base de estos datos, se decidió reducir los límites de repostaje para el conductor del camión. No se tuvo en cuenta la capacidad de carga de las máquinas. Como resultado, el camión cargado se atascó en el camino hacia el cliente y nunca llegó a su destino.

Conclusión: es necesario realizar un análisis separado por canal, para tener en cuenta todos los factores significativos.

Divida todos los costos de logística en grupos:

1. Lanzamiento de producto (para empresas manufactureras).
2. Adquisitivo.
3. Almacenaje de mercaderías.
4. Personal.
5. Procesos de negocios.

Estos son los principales rubros de gasto en logística. Suelen estar interconectados.

Tenga en cuenta que trabajar en parte del sistema no optimizará toda la cadena de suministro. Evaluar indicadores en un complejo. Es mejor simplemente fijar los costos, que no son prácticos de administrar, ponderando su parte en el volumen total. El resto puede y debe optimizarse.

Maneras de reducir costos

Hay varias opciones:

1. Resuelve problemas con la ayuda de la empresa. Cree un grupo de trabajo de jefes de departamento responsables de gastos específicos. Deberán analizar los indicadores, proponer medidas efectivas para optimizar costos, elaborar un plan, monitorear su implementación y evaluar los resultados.
2. Contrata a un director de proyecto. Encuentre una persona individual con experiencia y asígnele la gestión del proceso.
3. Busque el consejo de un experto. Consultar con profesionales que puedan sugerir un plan de acción productivo basado en su propia experiencia y tareas.

Independientemente de la opción elegida, el vínculo principal en la gestión de costos es el jefe de la empresa . El resultado final depende de su interés. Además, el proceso de optimización no debe ser único, sino sistemático. Un paso obligatorio del que no puedes prescindir es el control sobre la consecución de objetivos.

Considere los posibles métodos y esquemas que ayudarán a reducir los costos logísticos.

Logística de almacén

Los costos de mantenimiento de bienes representan más del 50% de la estructura general de costos logísticos. La mayor parte del capital de trabajo de las empresas está involucrado en inventarios: del 10 al 50% de los activos. Por tanto, el mayor campo de actuación se concentra precisamente en la logística de almacén.

En qué vale la pena trabajar:

• coherencia de las acciones de los participantes en la cadena de suministro;
• aumentar la confiabilidad de los suministros;
• distribución racional de existencias.

Las acciones específicas dependen de la forma en que se almacenan las mercancías:

• Almacén propio. Requiere gastos importantes. A menudo, esta no es la mejor solución para las pequeñas empresas. El exceso de existencias en la oficina es una mala alternativa. Aunque para pequeños volúmenes de productos, un área de 25-30 m² es suficiente;
• espacio alquilado. Está justificado si el precio del alquiler se ajusta al presupuesto de la empresa sin ningún problema;
• centros logísticos. La opción de trasladar el proceso a la subcontratación. Óptimo para pequeñas tiendas en línea con volúmenes de pedidos estables. No apto para productos perecederos de bajo margen. El alcohol, los medicamentos y algunas joyas no se pueden almacenar en los almacenes de los operadores.

Si la mercancía se almacena en su propio almacén o en un almacén alquilado, puede utilizar los siguientes métodos para optimizar los costes logísticos:

1. Reducción de las existencias en el almacén

El exceso de existencias de mercancías en el almacén aumenta considerablemente los costes de almacenamiento. Esto contribuye a una disminución de las ganancias de los productos vendidos y a la congelación de una parte decente del presupuesto. La financiación de inventarios puede beneficiar a otras áreas. Pero tampoco debes excederte con ahorrar en ellos. Necesitamos un «medio dorado» en el que no haya sobreabundancia ni escasez.

Sigue estos pasos:

• evaluar la calidad del procesamiento de los pedidos de los clientes;
• comparar las existencias reales con las previstas;
• analizar el rendimiento del almacén: utilización del espacio utilizable, rotación, tiempo de inactividad, interrupciones en el sistema de envío, proporción de devoluciones;
• Estime el costo de mantener el inventario en diferentes categorías.

Calcule la reducción de inventario permitida según los datos del análisis. Este suele ser el paso que produce el impacto económico más notable.

2. Organización del espacio de almacenamiento

De gran importancia es la zonificación del almacén y la organización competente del área, teniendo en cuenta los requisitos para el almacenamiento de productos. La mercancía debe colocarse de forma apretada y compacta. Al mismo tiempo, no debería generar incomodidad a los empleados ni interrumpir los procesos tecnológicos.

Formas de optimizar el espacio de almacenamiento:

• dividir la sala en zonas: almacenamiento, aceptación, clasificación y picking;
• distribuir las áreas de almacenamiento y clasificar los productos en los estantes según la cantidad de mano de obra, el tipo de equipo utilizado;
• aproveche al máximo el espacio útil del suelo. Seleccione los racks y equipos óptimos, aumente la densidad de almacenamiento debido al espacio vertical, dejando el ancho de pasillo óptimo para los técnicos y el personal;
• Implementar software para la automatización de almacenes.

La mayor densidad de almacenamiento no debería reducir la velocidad de manipulación de la carga.

3. Equipo correcto

En tu almacén propio o alquilado, es recomendable empacar los pedidos no al azar, sino en grupos. Con el fin de optimizar el proceso, se desarrollan escenarios de empaque con un enfoque en:

• fragilidad;
• masa;
• Dimensiones del producto.

Estos escenarios se pueden escribir en sistemas WMS . Especifican los tipos óptimos de embalaje. En el futuro, es posible seleccionar automáticamente cajas de la capacidad requerida, materiales adicionales de absorción de impactos.

La agrupación le permite reducir la cantidad de movimientos en el almacén, reducir el riesgo de errores y aumentar la velocidad de procesamiento de pedidos, lo que ahorra recursos significativamente. Cuantos más nombres y parámetros de los productos en la tienda, más importante es este artículo.

4. Reducir el número de devoluciones

Las devoluciones de productos aumentan los costos logísticos. No funcionará para complacer a todos los clientes sin excepción, pero trate de minimizar el número de devoluciones:

• proporcionar la información más completa y objetiva sobre las características del producto;
• publicar fotos de alta calidad, videos de presentación;
• Manténgase en contacto con los clientes: conecte un chat en línea en el sitio, organice encuestas, responda a los comentarios;
• Reforzar el control en el proceso de recogida del pedido: el cliente no debe recibir un producto defectuoso, un artículo defectuoso o el producto incorrecto que solicitó.

Dirección de Procuración

La logística de aprovisionamiento cubre los costos de compra de bienes y su posterior entrega al almacén. En este caso, puede optimizar los costos utilizando dropshipping. En este esquema de compras, no es necesario comprar productos por adelantado y mantener un almacén. El empresario actúa como intermediario: acepta pedidos y los transfiere al proveedor. Sin embargo, el envío directo no es una opción para empresas grandes y medianas.

Cómo reducir el costo de las compras a granel:

• Analizar y segmentar proveedores. No colabore con todo el mundo. Elija las mejores ofertas. Busque bases y almacenes en su área. Esto reducirá los costos de transporte. Si coopera con socios extranjeros, ahorre dinero debido a un menor costo de compra;
• Detalle el presupuesto de compra. Distribuya las finanzas en categorías separadas: surtido, canales de venta, proveedores;
• Para lograr una reducción de los precios de compra. Organizar negociaciones con proveedores. Quizás hagan concesiones u ofrezcan un descuento en la compra de grandes cantidades;
• Desarrollar proyectos para centralizar compras. Libere a sus empleados de tareas innecesarias mediante la creación de un único centro que se encargará de todos los problemas de adquisiciones y controlará el proceso de manera más eficaz;
• Optimizar los costos de combustible. Elija el mejor tipo de vehículos de transporte e intente simplificar las rutas de entrega. Establezca límites racionales sobre el uso de combustible. Antes de introducir nuevas reglas, considere cuidadosamente su idoneidad.

Gestión de personal

Otro elemento importante de los gastos son los sueldos del personal. En esta categoría, la forma más tangible de optimizar los costos será la reducción. Pero no se apresure a los extremos. Debe pensar en qué departamentos vale la pena reducir la cantidad de empleados y en cuáles, absolutamente no. Por el contrario, cuando se alcanzan las cargas máximas, se requerirá mano de obra adicional.

La carga se calcula teniendo en cuenta:

• el número y el volumen de las órdenes de compra entrantes;
• volumen promedio de envíos;
• rendimiento del almacén;
• el número aproximado de tareas diarias por empleado.

Reduzca solo puestos innecesarios y empleados ineficaces. En otros casos, es necesario trabajar para incrementar la productividad laboral y reducir el costo por unidad de bienes procesados.

Para monitorear la efectividad del personal, cree un sistema de KPI mediante el cual se medirá el trabajo . Al calcular los objetivos, utilice cifras promediadas. Divida el almacén en departamentos, todo el trabajo en procesos y los procesos en operaciones.

Cada departamento debe establecer sus propios indicadores objetivos de desempeño. Por ejemplo, para aceptación es:

• el número de camiones recibidos;
• volumen y peso del volumen de carga de la carga;
• número de artículos;
• la presencia de un matrimonio identificado / confirmado.