7 formas de trabajar de forma rápida y eficaz

Los plazos personales, las pequeñas metas alcanzables y, sorprendentemente, trabajar en presencia de otras personas te ayudarán a mejorar tu productividad.

Mi compañero de cuarto de la universidad podía escribir más rápido que nadie. Si tuviera que escribir un artículo de 10 páginas a las 9 am del jueves por la mañana, empezaría a escribirlo a las 6 am… el mismo día. Y lo más loco es que siempre consiguió «excelente». Nunca pude entender cómo podía hacer en unas pocas horas algo que me llevó toda una semana.

Cuando le pregunté cómo (y por qué) hizo todo en el último minuto, dijo que necesitaba la presión de la próxima fecha límite para estimular la motivación. También dijo que si pospones las cosas para el último minuto, solo tomarán un minuto. Palabras de la sabiduría.

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Procrastinar hasta el último minuto puede ser una forma efectiva pero desconcertante de trabajar más rápido, así que decidí buscar otras alternativas basadas en evidencia para aumentar la eficiencia. A continuación, le mostramos cómo acelerar el proceso y aumentar su productividad.

1. Establezca fechas límite para cada tarea

Según la Ley de Parkinson, la cantidad de tiempo que dedica a una tarea en particular depende de cuánto tiempo le dedique. Si no establece una fecha límite, dedicará todo el tiempo que desee a la tarea. Pero si limita el tiempo, la presión que experimentará al intentar adelantarse le hará trabajar más rápido y completar el trabajo antes de la fecha límite.

Limitar el tiempo para completar las tareas también puede ponerlo en un estado de flujo mental. Flow es cuando estás tan inmerso en una actividad que solo puedes concentrarte en esta actividad mencionada, sin notar nada a tu alrededor, ni siquiera tus pensamientos, emociones y tiempo. En otras palabras, estás en estado de shock.

El flujo ocurre cuando establece metas claras que son desafiantes pero alcanzables. Hacerlos requiere total atención y control sobre sus habilidades.

Limitar el tiempo para completar una tarea es una forma eficaz de iniciar un hilo. Completar una tarea antes de que se acabe el tiempo es una meta alcanzable, y crea suficiente presión y estrés para mantenerte completamente enfocado, permitiéndote usar tus habilidades al máximo.

2. Divida los proyectos en tareas más pequeñas

Comenzar un nuevo proyecto siempre es difícil. Hay mucho trabajo por hacer y la línea de meta es apenas visible. Dado que las recompensas por este gran logro están tan lejos, no parece que valga la pena empezar. Es muy fácil saltarse el trabajo si no se siente satisfecho todos los días.

Pero, ¿y si puedes sentirlo varias veces al día? ¿Se sentirá lleno de energía y motivado para trabajar más duro y más rápido?

Harvard Business Review analizó más de 12.000 diarios de trabajadores del conocimiento y descubrió que una sensación de progreso, sin importar cuán grande o pequeño sea, es el factor más importante para impulsar las emociones, la motivación y la percepción a lo largo de la jornada laboral. Y cuanto más a menudo los trabajadores sintieran progreso, más productivos eran.

Si gestiona los proyectos dividiéndolos en tareas pequeñas, puede lograr un objetivo pequeño o incluso varios objetivos en un día en lugar de alcanzar un objetivo principal en unos pocos días, semanas o incluso meses. Una sensación constante de progreso es lo que eleva la moral y la productividad a largo plazo. Las pequeñas ganancias te ayudarán a trabajar más rápido.

3. Trabaja junto a otras personas

¿Alguna vez has practicado deportes o tocado un instrumento frente a una audiencia? ¿Te sentiste mejor actuando frente a la audiencia que cuando no hay nadie más cerca? Cuando toco la guitarra y canto solo, siento que sueno bien, pero no genial. Pero cuando toco y canto frente a mis amigos, creo que sueno como Justin Bieber.

Este es un fenómeno psicológico: si haces algo frente a los demás, su apreciación aumenta tu nivel de compromiso psicológico. Este estrés adicional lo ayuda a desempeñarse mejor en tareas ensayadas o simples frente a otras personas que cuando está solo. Los psicólogos han encontrado evidencia de este fenómeno en ciclistas, estudiantes e incluso cucarachas (sí, obligaron a las cucarachas a hacer una tarea frente a una audiencia de cucarachas).

Si siente que ha dominado un trabajo pero quiere acelerarlo, intente trabajar con otras personas. Cuando existe la posibilidad de que lo vigilen y evalúen por lo que está haciendo, sus niveles de estrés alcanzan niveles óptimos, lo que lo alienta a trabajar más duro y más rápido.

4. Trabaja con ritmos ultradianos

El cuerpo humano está sintonizado a intervalos biológicos de 120 minutos llamados ritmos ultradianos. Durante los primeros 90 minutos del intervalo, su energía mental alcanza su punto máximo, y luego cae durante unos 30 minutos.

Para lograr la máxima velocidad y rendimiento, es mejor hacer sprints de 90 minutos cuando tu cuerpo está naturalmente energizado, y luego hacer una pausa de descanso de 30 minutos cuando tu cuerpo está naturalmente agotado. Esto le permite aprovechar al máximo las fluctuaciones de su cuerpo en los niveles de energía.

Sin embargo, mantener su atención durante 90 minutos puede resultar difícil. Según Psychology Today, las personas solo pueden mantenerse concentradas durante 20-25 minutos y luego sus mentes comienzan a divagar.

Usa la técnica pomodoro (25 minutos de trabajo, 5 minutos de descanso) para mantener tu concentración durante los sprints de 90 minutos .

Trabaje cuando esté lleno de energía natural, descanse cuando comience el agotamiento natural, tome descansos cortos para recuperar la concentración y, en última instancia, podrá alcanzar el máximo rendimiento y velocidad.

5. Escuche ruido blanco

La música siempre anima, pero apenas afecta la velocidad. Como escribe Psychology Today, escuchar música con palabras obliga a los centros del lenguaje del cerebro a prestar más atención a las letras de las canciones que a la tarea actual, si es necesario leer, escribir o hablar.

Escuchar música nueva tampoco favorece la interpretación. La música nueva no es familiar y, dado que el cerebro ama la novedad, la dopamina se libera mientras se escucha. Atrae tu atención hacia la música y te distrae de tu trabajo. Por lo tanto, incluso si escuchas música clásica o bandas sonoras de películas en las que generalmente no hay palabras, pero esta música es nueva para ti, puede perturbar tu concentración.

Pero, ¿qué pasa si el lugar de trabajo es demasiado ruidoso o está cansado de escuchar esos molestos chasquidos o hablar con sus compañeros de trabajo?

El ruido ambiental a niveles moderados es ideal para mejorar la productividad creativa, según el Journal of Consumer Research. Los auriculares con cancelación de ruido y la reproducción de ruido blanco replican este efecto.

El ruido blanco mantiene la concentración porque es constante. Suena igual y tu cerebro se acostumbra. Las distracciones sonoras ya no funcionan para ti. Esto aumenta su concentración en la tarea en cuestión y le permite trabajar más rápido.

6. Encuentra un socio responsable

Gretchen Rubin, una reconocida exploradora de la naturaleza humana y la felicidad, publicó recientemente Las cuatro tendencias, que explora cómo las personas responden a las expectativas. Encontró que la humanidad se divide en cuatro categorías: «campeones», «interrogadores», «obligatorios» y «rebeldes».

La mayoría de las personas están en la categoría obligatoria. Cumplen fácilmente con las expectativas externas, pero no pueden de ninguna manera cumplir con las expectativas internas. Por ejemplo, una persona obligatoria nunca rompe los plazos, pero aún así no puede encontrar tiempo para entrenar.

Para ayudarlos a cumplir con las expectativas internas, «debe» es importante para proporcionar control externo sobre estos objetivos internos. Y una de las herramientas más poderosas es el socio responsable.

Nadie quiere decepcionar a otras personas o parecer perezoso e improductivo. Esta es la naturaleza humana. Por ejemplo, puedes prometerle a un jefe o compañero de trabajo que escribirás 1000 palabras todos los días y dejar que te revisen con regularidad, una gran motivación para hacerlo y trabajar de manera más eficiente.

7. Calma a tu perfeccionista interior

La perfección es enemiga del rendimiento. Revisar el trabajo, verificar tres veces si hay errores y hacer trabajo adicional paraliza el progreso, agota su energía y puede arruinar su salud emocional.

El problema con los perfeccionistas es que tienen una mentalidad de todo o nada. Si su trabajo no es perfecto, lo consideran un fracaso. En realidad, puede refinar y mejorar su trabajo tanto como desee, pero después de un cierto umbral, sus esfuerzos solo traerán mejoras menores y se perderá tiempo. Es importante recordar que la mayoría de las empresas creen que hacerlo bien y cumplir los plazos es un gran éxito.