¿Cómo factura un autónomo o empresa?
Muy a menudo, la relación entre empresarios individuales y organizaciones se formaliza con una factura de pago. Una de las partes emite una factura al cliente, la paga y luego recibe los bienes o servicios pagados. El artículo de hoy es para quienes no saben qué es una factura y cómo emitirla.
Tabla de Contenidos
¿Qué es una factura?
Para empezar, una factura de pago es un documento que el vendedor emite al comprador. La factura contiene la siguiente información básica:
- Detalles del vendedor: quién emitió la factura;
- Información sobre el comprador, a quien se emite esta factura;
- Lista de bienes o servicios, su cantidad: lo que paga el comprador;
- Precios de bienes o servicios, monto total: cuánto tiene que pagar el comprador;
- Los detalles de la cuenta corriente del vendedor: dónde debe pagar el comprador.
Consulta el siguiente artículo para saber más sobre la factura de venta
Básicamente, el proceso de facturación es el siguiente:
- Un cliente potencial contacta al vendedor, ya que quiere comprar sus bienes / servicios;
- El vendedor elabora una factura de pago basada en la solicitud del cliente y la envía al comprador;
- El comprador paga la cantidad especificada a la cuenta bancaria del vendedor;
- El vendedor verifica el recibo de pago y entrega los bienes / servicios al comprador.
Algunas situaciones menos frecuentes en cuanto a la emisión de facturas
- En ocasiones existe un contrato válido entre las contrapartes, pero no contiene cantidades específicas de bienes / servicios, su volumen y fechas de entrega / ejecución. Por tanto, el acuerdo se concluye por un período prolongado y contiene disposiciones generales para la cooperación entre las dos partes. Según se requiera para los bienes / servicios, el cliente envía una solicitud al vendedor y el vendedor le factura según cada solicitud específica;
- No existe relación contractual entre las partes, debiendo realizarse el suministro de bienes o prestación de servicios lo antes posible. En esta situación, el vendedor emite una factura para el pago y el contrato de prestación de servicios se redacta posteriormente.
- La factura también se emite en el caso de una entrega o servicio único, cuando no tiene sentido que las partes firmen un acuerdo.
Así, una factura de pago es un documento que sirve de base para que el comprador pague al vendedor para recibir bienes o servicios de él. Tenga en cuenta que este es un pago que no es en efectivo, por lo que el vendedor debe tener una cuenta bancaria.
¡Preste especial atención a la asignación del IVA en la factura!
Si es una persona jurídica o un empresario individual en régimen general, debe especificar el tipo de IVA en el formulario de factura y resaltar su importe. Si utiliza el sistema fiscal simplificado, el IVA no se asigna, el importe total se indica en la factura y se hace una posdata «Sin IVA».
¿Cómo realizar el seguimiento de facturación?
La factura, como ya hemos señalado, se puede desarrollar de forma independiente. Puedes hacerlo en Excel o Word y usar el archivo creado como plantilla. La factura se puede emitir con el membrete del vendedor o sin él. Sin embargo, para la generación automática de facturas de pago, recomendamos utilizar programas para facturar.
La factura de pago debe tener un número de serie. La nueva numeración comienza a principios de cada año. Puede simplemente numerarlos en orden (No. 1, 2, 3, 4 …), o puede usar una numeración especial, aunque seguirá siendo ordinal y correlativa (No. TT / 16-1, TT / 16-2 …).
En la factura, puede especificar condiciones adicionales para la prestación de servicios o la entrega de bienes, por ejemplo, el momento de su implementación.
En el caso de empresas es recomendable poner un sello.
La factura original se puede enviar por correo o servicio de mensajería. Para agilizar el proceso de trabajo, se envía una copia de la factura al comprador por correo electrónico.
