¿Cómo organizar el teletrabajo de los empleados?

Muchas empresas creen que los empleados trabajan de forma eficaz únicamente en la oficina. En la práctica, puede organizar el trabajo productivo de forma remota. Debido a la situación mundial actual, cada vez más empresas, sobre todo multinacionales, están optando por el teletrabajo como forma habitual de trabajo

Te contamos qué técnicas se utilizan para organizar el teletrabajo trabajo remoto de los empleados. Cómo se gestiona, supervisa y motiva al personal a distancia.

Principios generales de la organización del teletrabajo

Para un trabajo eficaz de los empleados a distancia, es necesario crear un sistema con los siguientes elementos:

1. Canales de comunicación. Deben ser iguales para todos los empleados. Es importante explicar por qué es necesario utilizar los medios que se elijan y no otros.
2. Canales de comunicación de emergencia de repuesto. Por lo general, este es el número de teléfono del mensajero, cuya función se discutirá por separado.
3. Planificación virtual y tablón de anuncios. Hay muchos servicios, que analizaremos a continuación, que le permiten iniciarlos de forma rápida y gratuita.
4. Una forma rápida y segura de compartir información.
5. Resaltar a la persona conectada.

Para seleccionar los principales canales de comunicación, es recomendable recordar la “regla de un botón”. Es malo cuando un empleado envía un correo electrónico y luego realiza una llamada telefónica. Es recomendable buscar un canal de comunicación que no requiera de diferentes herramientas. Por ejemplo, Skype ofrece chat y llamadas y comunicación grupal.

Normalmente, para organizar el trabajo remoto de los empleados, tres canales de comunicación son suficientes:

• Charla general.
• Comunicación horizontal entre empleados (correo corporativo y messenger con grupos que trabajan en un mismo proyecto).
• Línea de contacto con el conectado.

Si hay muchos empleados, los mensajes en el chat general «desaparecerán» demasiado rápido y llevará tiempo encontrar el adecuado. Los empleados tendrán que hojear un mar de información innecesaria. Por lo tanto, en el chat general, debe publicar mensajes que conciernen absolutamente a todos . Además, es deseable tener un canal de comunicación informal.

¡Importante! Para organizar el trabajo remoto de los empleados, explíqueles cómo comunicarse correctamente en línea:

• Todos los correos electrónicos deben tener un asunto. Si está trabajando en diferentes proyectos, puede especificar el nombre del proyecto, la URL del sitio, etc. al principio del tema. Esto le permite estructurar su correspondencia.
• Cada documento debe almacenarse en al menos dos lugares , a los que se puede acceder desde diferentes gadgets. Digamos que un boceto se guarda inmediatamente en un almacenamiento compartido en GoogleDisk y en un archivo personal en la nube. Esto elimina la situación en la que, en caso de avería de la computadora de un empleado remoto, se perderá un documento importante.
• ¡Una regla importante para organizar el trabajo remoto de los empleados! Todos los acuerdos alcanzados en conversación o correspondencia se registran inmediatamente en la planificación virtual. Si los acuerdos no son fijos, entonces no lo fueron. No se tienen en cuenta a la hora de analizar cuestiones controvertidas.
• Si es necesario obtener ayuda o resolver un problema imprevisto, el empleado recurre solo a una persona de enlace, sin distraer a los colegas del trabajo.
• Todas las contraseñas e inicios de sesión deben recopilarse en un archivo y almacenarse en tres tipos: en el ordenador del empleado, en papel y en la oficina de enlace. Esta información debe estar protegida de manera segura.
• Es deseable que la planificación virtual y el tablón de anuncios sean lo más brillantes y visuales posible. En un equipo pequeño, puede ser una para todos. En otros casos, por equipos que trabajan en proyectos específicos. Por supuesto, el empleado lleva a cabo su plan personal según le convenga, ya sea en su cabeza, incluso en una hoja de papel. Pero el plan general permite no solo sincronizar, sino también ver visualmente el movimiento en la empresa, el trabajo en general, arreglar tareas y logros.

¿Cómo organizar el intercambio de información entre trabajadores remotos?

• En los servidores, vale la pena configurar un sistema: un árbol de carpetas con nombres. El principio de organización puede ser por tipos de documentos, proyectos, empleados. También es posible duplicar documentos en dos sistemas.
• Vale la pena crear una carpeta de respaldo o copia de seguridad separada.
• Es importante determinar signos claros mediante los cuales los documentos de las carpetas con información operativa se transfieren al carpetas etiquetadas como irrelevantes.
• Los empleados en teletrabajo solo deben tener acceso a los datos que necesitan para trabajar. Si un especialista solo necesita ver un documento, no debería tener los privilegios para editarlo o eliminarlo. La configuración correcta de permisos ayudará a controlar a los empleados remotos.
• ¡Necesitas guardar todo y siempre! Periódicamente, puede comprimir la información de producción o copiarla en un medio seguro e independiente para liberar espacio. Las copias de seguridad periódicas son la regla de oro para organizar el teletrabajo.

¿Qué software, herramientas y servicios se necesitan para el teletrabajo?

Hay muchos software dedicados para equipos virtuales. En esta parte del artículo, le diremos cómo organizar el trabajo de los empleados remotos desde casa, coworking u otro lugar utilizando software.

1. Los sistemas CRM han demostrado ser una herramienta excepcional. Permiten no solo gestionar las relaciones con los clientes, sino también establecer tareas, monitorizar su implementación y liderar proyectos.
2. Para gestionar las tareas de los teletrabajadores, puede utilizar programas de colaboración. Muchos equipos trabajan de forma remota utilizando tableros como Trello.
3. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos le permiten intercambiar documentos de forma remota, celebrar contratos, contratar empleados de forma remota y reducir significativamente el costo de teimpo e impresion en papel.
4. Para la organización de la EDC se requerirá una firma electrónica o Certificado Digital
5. Los programas de llamadas y conferencias ayudarán a organizar el trabajo remoto de los empleados. Para esto, Skype es adecuado. Permite no solo realizar llamadas, sino también enviar documentos, intercambiar imágenes, realizar conferencias de audio y video. Zoom o Meet podría ser una alternativa.
6. Los servicios de correo tienen calendarios integrados, programadores de tareas y algo de almacenamiento en la nube gratuito. Si realiza un acceso general a uno de los correos, obtendremos una planificación visual, intercambio de archivos y un tablero de mensajes para la empresa.
7. El conjunto de herramientas de Google (Documentos, Drive (almacenamiento), Hojas de cálculo y Presentaciones) puede cubrir completamente la necesidad de compartir archivos y canales de archivo de forma remota.
8. En el plano técnico, para el acceso remoto, asistencia en la configuración del equipo, es adecuado un TeamViewer.

¿Cómo administrar, configurar tareas y monitorear en el teletrabajo?

Establecer objetivos en cualquier organización es fundamental. Este principio se hace más evidente en el teletrabajo. En la comunicación presencial podemos volver a preguntar, acercarnos y ver qué y cómo se están desarrollando las tareas de nuestros empleados. En el trabajo remoto, confiamos solo en una fuente.

El trabajo debe ser breve, específico y no estar sujeto a diferentes interpretaciones. Recuerde: ¡cualquier cosa que pueda malinterpretarse, será mal entendida!

¿Qué se recomienda hacer para un trabajo y control efectivos de los empleados a distancia?

1. Distinguir entre tareas generales y específicas. Los primeros deben ser pensados, redactados, puestos en conocimiento de los empleados. No es necesario duplicarlos en cada tarea. Si algo comenzó a repetirse en las tareas con demasiada frecuencia, lo analizamos y lo ponemos en reglas generales.
2. Controle el trabajo de los empleados remotos de manera eficiente utilizando el sistema de “tres puntos”. Al emitir una tarea, defina tres puntos de control:
   • Comentarios inmediatamente después o después de un breve intervalo (si todo está claro en las tareas, si el empleado cuenta con los medios de ejecución, si la tarea es factible).
   • La retroalimentación intermedia. Es importante verificar que el empleado esté haciendo el trabajo correctamente antes de que termine la mayor parte del trabajo.
   • Validación del resultado final. En caso de errores – análisis y configuración de tareas para revisión.
3. Utilice plantillas para tareas comunes. Son útiles cuando necesita organizar el trabajo remoto de los empleados.

Minimice las reuniones, los intentos de controlar cada paso de los trabajadores remotos. Su trabajo como líder tiene aplicaciones más valiosas: estrategia de desarrollo, motivación, análisis y mucho más.

Conclusiones para gestionar un equipo remoto

Por supuesto, no todos los tipos de negocios pueden realizarse de forma remota. Pero el teletrabajo no es solo una tendencia moderna, sino a veces una necesidad. Incluso si su empresa opera fuera de línea, tiene sentido prescribir regulaciones para transferir algunos de los procesos a ubicaciones remotas y preparar al personal para este formato de trabajo.

• En una situación ideal, cada empleado debe tener KPIs u objetivos por los cuales se evalúa su trabajo. Debe conocer estos indicadores y poder verlos en cualquier momento.
• Para organizar el trabajo remoto, es importante enseñar a todos a resolver problemas por su cuenta. Si un empleado se enfrenta a un problema, primero permítale buscar una respuesta. De lo contrario, se bloqueará en muchas preguntas pequeñas.
• Intente conocer las condiciones de vida de los empleados. Después de todo, cuando trabajan de forma remota, cualquier problema doméstico les afecta más.
• Proporcione horarios flexibles para las personas cuando sea posible, pero requiera un estricto cumplimiento de los plazos y objetivos marcados.
• Realice eventos corporativos online: formación, webinars. Esto fortalece el espíritu de equipo.
• Promocione bonos de productividad y la calidad del trabajo.