Gestión del tiempo y planificación de tareas… ¿Se trata de lo mismo?
Aunque todos tenemos diferentes labores en nuestra lista de tareas pendientes, todos tenemos un propósito similar: hacer lo máximo posible. Para esto, es que resulta tan importante la gestión del tiempo y planificación de tareas.
La gestión del tiempo y la gestión o planificación de tareas son dos de las estrategias más populares para organizarse y hacer el trabajo.
Ambas se realizan a través de una serie de habilidades, herramientas y técnicas, en donde cada individuo necesita crear su propio sistema de acuerdo con sus propias especificaciones y utilizando las herramientas que mejor le convengan.
Tabla de Contenidos
¿Cuál es la definición de gestión del tiempo?
La gestión del tiempo es el proceso de planificar y organizar cuánto tiempo se dedica a tareas, proyectos u objetivos específicos.
Implica tomar un control consciente sobre el tiempo que pasas dedicado a una actividad determinada, para ser más eficaz y más productivo. Al hacer un seguimiento y controlar el tiempo, se puede reducir la cantidad de tiempo que se dedica a actividades improductivas.
En general, ¿Cómo funciona la gestión de tiempo?
Funciona mediante la identificación de prioridades y la creación de un programa de tiempo en torno a ellas.
Es una gran opción para aquellos que tienen que lidiar constantemente con fechas límite. La gestión del tiempo es también una de las habilidades básicas para los gerentes de proyectos, ya que les permite estimar las fechas de entrega.
En general, la gestión del tiempo ha sido considerada durante mucho tiempo como una de las mejores estrategias para lograr que las cosas se hagan.
¿Qué es la planificación o gestión de tareas?
Una tarea es simplemente «un trabajo que hay que realizar». La planificación de tareas es el proceso en donde una tarea se organiza para realizarla en un tiempo estipulado.
Funciona tanto a nivel individual como a nivel de grupo haciendo que las personas cumplan sus objetivos.
Hay muchas herramientas que se pueden utilizar para la gestión de tareas: calendarios en línea, software de flujo de trabajo e incluso software de gestión de proyectos. Todas ellas ayudan a perfilar diferentes proyectos, tareas y estados claros de todos ellos.
¿Por qué la gestión de tareas es más fácil?
Las tareas tienen límites claros que facilitan su manejo. Tú sabes cuando has comenzado a trabajar en algo y sabes cuándo lo has completado. Es una cosa limitada a la vez.
¿La planificación de tareas y la gestión de tiempo son iguales?
El concepto de tiempo está definido de manera bastante amplia. En primer lugar, el «tiempo» incluye el pasado, el presente y el futuro. Además, cuando dices «tiempo» puede significar 5 minutos, dos horas, un día, cuatro semanas o 6 meses. Debido a que es grande y no está claramente definido, el tiempo es mucho más difícil de manejar.
Del mismo modo, con la administración de tareas, hay una lista de cosas específicas en las que usted necesita trabajar. Completarlas le permite sentir que ha progresado. Además, el progreso también puede hacerse visible si se crea una lista específica de tareas terminadas.
Con la gestión del tiempo, dispones de un amplio período de tiempo para programar las cosas. Esto puede traducirse en un calendario completo que se extiende durante meses.
Consejos para la gestión del tiempo y planificación de tareas
Existen diversos tips o consejos para que estas dos opciones se adapten completamente a ti, y por supuesto, para que se logre el cometido en el menor tiempo posible.
1- Priorizar
Tanto en el plano personal como en el profesional, es necesario establecer prioridades. Es la manera de asegurarse de que las cosas importantes se vean de inmediato. Esto se aplica tanto a la gestión de tareas como a la gestión del tiempo. Asegúrate de que esbozas y das paso a las tareas importantes primero.
2- Haz primero la tarea más difícil
Esto puede sonar como un cliché, pero funciona. Además, seguro que hay algo en su lista de tareas que le da pavor. Sin embargo, el truco está en aprender a hacer primero las cosas más difíciles. Puede ser un poco difícil al principio, pero a largo plazo vale la pena.
Además, completar un trabajo importante le permitirá sentir que ha progresado. También puede proporcionar un empuje para hacer más cosas.
3- Utiliza las herramientas apropiadas
Para gestionar tus tareas de la manera más eficaz posible, necesitas las herramientas adecuadas. Hay muchos calendarios en línea, software de gestión de proyectos y aplicaciones de tareas para elegir.
No hay una respuesta correcta o incorrecta al utilizar herramientas que consideres apropiadas para la gestión del tiempo y planificación de tareas, cada persona es diferente y lo que funciona para algunos puede no funcionar para otros.
Para hacer listas sencillas: Trello, Evernote y Todoist son opciones populares. También podrías usar una herramienta como Teamweek, que viene con un calendario en línea, para una gestión efectiva de las tareas.
