6 Consejos para el ahorro de tiempo en las empresas

El ahorro de tiempo en las empresas es de suma importancia. Si el ahorro se tiene como política y criterio para la gestión del tiempo permite la planificación de procesos y tareas dentro de un equipo y ayuda a identificar prioridades y casos urgentes. También es un concepto importante tanto en la vida privada como en el trabajo.

La importancia del ahorro de tiempo en las empresas

Como propietario de un negocio, tu sabes que el tiempo es el mayor activo. Puedes perder dinero y recuperarlo. Incluso puedes perder un negocio y recuperarlo. Pero el tiempo es irrecuperable. Por eso tienes que protegerlo como un halcón.

Aquí están los 6 consejos para el ahorro de tiempo en las empresas, 6 maneras en las que puedes hacer un mejor trabajo protegiendo tu tiempo ahora.

1- Lleva anotaciones del tiempo

Antes de hacer cualquier otra cosa, necesitas completar por lo menos un día de registro de tiempo. Toma una hoja de papel o una hoja de cálculo (dependiendo de tus propias preferencias) y empieza desde el momento en que te despiertas hasta el momento en que te acuestas en la noche.

Tu trabajo es registrar cada minuto de tu día, listando la tarea y la cantidad total de tiempo empleado. Necesitas registrar todo para que esto sea útil. Trate de no cambiar tu comportamiento en este día. Sólo asegúrate de que estás midiendo lo que considerarías un día de trabajo «típico» para usted.

2- Identifica tus grandes derrochadores de tiempo

Una vez que completes un día de registro de tiempo, rápidamente verás en qué estás perdiendo mucho tiempo. Toma tu registro de tiempo y suma la hora del día que registró y luego trata de categorizar todas tus actividades.

Luego, haz algunos cálculos básicos para determinar el porcentaje de tiempo que dedica a cada actividad. El objetivo aquí es encontrar las áreas en las que pasa demasiado tiempo. Las categorías a considerar son: Correo electrónico, Llamadas telefónicas, Reuniones, Descanso, Recados y otras tareas no productivas.

3- Utiliza la técnica del pomodoro

La técnica pomodoro es un método popular de administración del tiempo que consiste en establecer un temporizador de 25 minutos mientras te concentras en una tarea específica, y luego tomar un breve descanso de 5 minutos antes de comenzar la siguiente tarea.

Personalmente, utilizo una variación del método pomodoro que consiste en medir mi tiempo trabajado en áreas específicas del negocio en segmentos de 20 minutos. El registro del tiempo te ayudará a ver en qué estás pasando demasiado tiempo y en qué estás pasando poco tiempo.

Luego, puedes comenzar a establecer metas semanales y diarias para los pomodoros, que pasa en cada categoría. Por ejemplo, limítate a 10 pomodoros por semana revisando tu correo electrónico. Pero fíjate la meta de llegar a 30 pomodoros trabajando en tus sistemas de mercadeo.

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4- Aplique la regla 80/20

Una manera efectiva de determinar dónde debe pasar más tiempo es la regla 80/20. La norma 80/20 establece que el 80% de tus resultados dependen del vienen del 20% de tus energías.

Por lo tanto, tu trabajo en la administración efectiva del tiempo es aumentar la cantidad de tiempo que pasa cada día y cada semana en esa categoría del 20% en la que va a obtener los mayores resultados en tu negocio (y menos tiempo en todas partes).

Este es un proceso, así que sigue aplicándolo cada semana hasta que tengas una idea muy clara de dónde puedes obtener el mayor rendimiento de tus minutos.

5- Delega, pero no abdiques

Obviamente, tener un negocio efectivo significa confiar en otras personas para que te ayuden a hacer todo el trabajo. La clave de la delegación es evitar «abdicar», es decir, evitar dar responsabilidades a los empleados sin prepararlos y entrenarlos efectivamente para la tarea.

Esto es enorme. Parte de hacer que esto funcione es contratar a las personas adecuadas, pero también requiere invertir tiempo en su capacitación.

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6- Ten cuidado con lo brillante

Finalmente, haz todo lo que puedas para evitar ser arrastrado por el «síndrome del objeto brillante» en tu negocio. Los objetos brillantes aparecerán de vez en cuando y harán todo lo posible para distraerte de lo que estás tratando de lograr ahora. Las nuevas oportunidades son buenas, pero asegúrate de que no se conviertan en malas.

Aprender a delegar, a diferenciar los casos importantes de las situaciones urgentes y a gestionar el tiempo de forma óptima, te permitirá el ahorro de tiempo en las empresas.