Elementos de Control administrativo de un almacén

El control administrativo de un almacén es el conjunto de documentos (pedido de compra, hoja de solicitud, albarán y registro de existencias) y procedimientos que permiten verificar qué mercancía entra, sale y se conserva en el almacén en cada momento. Un almacén es un «ente vivo» en el que continuamente entran, salen y se desplazan mercancías de distintos tipos, marcas y tamaños, por lo que es vital imponer una serie de medidas de control para lograr una gestión óptima.

¿Qué documentos incluye el control administrativo de un almacén?

Un almacén necesita un registro que viene dado por el control administrativo de toda la documentación que se genera en el proceso, junto con el etiquetado y codificación de las mercancías. Los documentos que forman ese control son, principalmente, estos tres:

• Pedido de compra: es lo primero que gestiona la empresa cuando necesita reponer cualquier tipo de material. Mediante él se compromete a comprar al proveedor una cantidad determinada de artículos. Su estructura habitual incluye los datos fiscales y de contacto del comprador y del vendedor, el número de pedido, la fecha, el número de contrato, los artículos solicitados y las observaciones oportunas.
• Hoja de solicitud: es similar al pedido en cuanto a concepto, con la diferencia de que se tramita entre departamentos de la misma empresa, no frente a un proveedor externo.
• Albarán o nota de entrega: certifica qué mercancía se entrega y con qué finalidad; después se adjunta a la factura de cobro para acreditar que esa mercancía se entregó. Consta de dos copias: una queda en poder del comprador en el momento de la recepción y la otra, firmada, queda en poder del vendedor.

Recepción de mercancías: cuándo un pedido es «conforme» o «no conforme»

Una vez que la mercancía llega al almacén, se comprueba primero que concuerda con el albarán de entrega y, después, que coincide con el pedido original. Si el proceso se cierra correctamente, el pedido queda recepcionado por completo; pero también puede haberse recibido de forma parcial, en cuyo caso se da entrada al material recibido sin cerrar todavía el pedido.

Si lo pedido y lo recibido coinciden en los albaranes, se dice que el pedido es «conforme». Si, por el contrario, las cantidades son erróneas, los artículos no se ajustan a lo solicitado o el estado de la mercancía es defectuoso, se considera «no conforme». En ese caso, la incidencia debe quedar reflejada en la hoja de recepción, de modo que el departamento correspondiente reclame el material al proveedor y no se autorice el pago hasta resolver el problema.

El kardex: el registro que completa el control documental del almacén

Además de los documentos de compraventa, muchos almacenes utilizan el kardex (también llamado ficha de existencias) para completar el control administrativo. Se trata de un registro estructurado que recoge, para cada referencia, la cantidad disponible, el precio por unidad y cada movimiento de entrada y salida, normalmente valorado con métodos como FIFO o LIFO. Al mantenerlo actualizado se reducen los errores de cálculo manual, se facilita la trazabilidad de cualquier discrepancia entre lo registrado y lo que hay físicamente en las estanterías, y se agiliza la organización física del almacén al saber en todo momento cuánto stock hay de cada artículo y dónde debería estar ubicado.

¿Para qué sirve un buen control administrativo del almacén?

Llevar al día la documentación del almacén no es solo una cuestión de orden interno: permite conocer los niveles reales de stock en cada momento, las fechas de entrada y salida de cada mercancía, el grado de cumplimiento de los plazos pactados con proveedores y clientes, y también detectar y controlar las mermas, es decir, los productos que se pierden, se deterioran o dejan de poder venderse. Esta información es, además, la base para calcular después los KPIs logísticos con los que medir si el almacén funciona de forma eficiente. En definitiva, siempre debe existir un control exhaustivo de todo lo que entra y sale de un almacén, porque de ese control depende buena parte de la eficiencia logística del resto de la empresa.