Sistema TMS: ¿qué es y cómo elegir el adecuado?

Existen diferentes formas de gestionar el transporte de carga. Algunas personas todavía se conforman con hojas de cálculo, mientras que otras monitorean la carga a través de un sistema ERP. Sin embargo, la funcionalidad de la mayoría de estos sistemas a menudo no es suficiente para gestionar completamente la logística de una empresa.

La solución óptima es integrar un sistema ERP con un TMS (sistema de gestión de transporte). En este artículo, analizará más de cerca el concepto de sistema TMS: qué es y qué criterios se deben utilizar para seleccionar una opción para una empresa.

¿Qué es TMS?

TMS es una parte importante de la gestión de la cadena de suministro. Se trata de un conjunto de herramientas que permite a proveedores, transportistas y clientes automatizar procesos logísticos, reducir costes de transporte y ahorrar tiempo.

Un TMS de calidad proporciona a una empresa los siguientes beneficios al ayudar a:

• simplificar los procesos: por ejemplo, muchos TMS pueden  seleccionar automáticamente una empresa de transporte en función del tipo de carga, la ruta y la experiencia pasada de cooperación;
• rastrear carga: además del tradicional rastreo por GPS, el sistema ayuda a optimizar la ruta de transporte o reorganizarla debido a circunstancias imprevistas;
• recopilar datos en un solo lugar: si una empresa controla 20 puntos, cada uno de los cuales envía 5 cargamentos por semana, esto significa que tiene que generar 100 juegos de documentos cada semana. TMS genera automáticamente documentos e informes de envío, analiza datos y ayuda a identificar errores e inconsistencias.

¿Por qué es difícil elegir el sistema TMS adecuado?

Las dificultades a la hora de elegir un sistema TMS son aproximadamente las mismas que a la hora de elegir cualquier otra solución de software a gran escala. Se necesita tiempo para evaluar adecuadamente los costos laborales y las inversiones financieras, y las partes no siempre logran llegar a un acuerdo debido a malentendidos.

El hecho es que los representantes del departamento que requiere una solución de software (en este caso, el departamento de logística de transporte) suelen estar bastante lejos del ámbito de las tecnologías de la información. Por lo tanto, los empleados formulan los requisitos de software con sus propias palabras y el desarrollador no siempre está inmerso en el negocio de la empresa. Hay dos formas de salir de esta situación:

• los desarrolladores de software realizan investigaciones para comprender mejor si su solución es adecuada o no para los problemas de la empresa y calculan el costo;
• La empresa recurre a su propio departamento de TI para que sus empleados puedan formular con mayor claridad las necesidades de los desarrolladores de software.

Ambos métodos solucionarán el problema, pero llevarán bastante tiempo.

¿Cómo elegir un sistema TMS?

En la actualidad existen docenas de sistemas TMS que trabajan con cadenas de suministro en todo el mundo: desde gigantes internacionales como SAP y Oracle hasta pequeñas soluciones de nuevas empresas. Su número crece cada vez más rápido, por lo que no se debe partir de una marca bien promocionada, sino de la funcionalidad del sistema y las tareas de la empresa.

Aquí hay 5 criterios por los cuales recomendamos elegir un sistema TMS.

1. Tecnologías en la nube

La mayoría de los sistemas TMS modernos funcionan con tecnologías en la nube. Esto permite a los participantes de la cadena de suministro acceder más rápidamente a los procesos y sincronizar mejor los datos, y el trabajo con el transporte de carga se vuelve mucho más transparente.

Pero hay un matiz: antes de implementar un TMS en la nube, asegúrese de que sus servidores estén ubicados en Rusia; así lo exige la legislación rusa. De lo contrario, la empresa puede tener problemas si las autoridades supervisoras deciden realizar una inspección.

2. Flexibilidad

Un sistema TMS no es una solución “en caja” que sólo necesita ser implementada y lanzada. Cada empresa tiene sus propias particularidades en el transporte de carga, por lo que un mismo sistema puede funcionar de forma completamente diferente para dos clientes. Por lo tanto, al elegir un sistema TMS, es importante comprender si los desarrolladores están preparados para adaptarlo a las tareas de la empresa.

También vale la pena asegurarse de que los desarrolladores apoyen y mejoren constantemente el producto. Algunos se limitan a implementar TMS y modificaciones iniciales, después de lo cual cierran el proyecto y se quedan con el código fuente. En este caso, la empresa ya no podrá cambiar la funcionalidad del sistema si los procesos logísticos cambian en el futuro.

3. Funcionalidad “lista para usar”

Continuando con lo anterior: la funcionalidad que ofrece TMS al principio también es importante a la hora de elegir un sistema. Los desarrolladores no siempre están dispuestos a rediseñar radicalmente el mecanismo TMS o agregar un nuevo módulo del que todos los clientes anteriores podrían prescindir.

Por ejemplo, una de las opciones más importantes para un TMS de calidad es el enrutamiento. Muchos sistemas no ofrecen esto al principio, sino que los desarrolladores configuran el seguimiento habitual de la carga desde el punto A al punto B. Sin embargo, esto no ayudará al conductor a trazar una ruta, reorganizarla debido a circunstancias imprevistas o calcular el consumo de combustible. .

4. Competencia de los empleados

Como se mencionó anteriormente, los creadores de un sistema TMS deben comprender no solo su propio producto, sino también los procesos comerciales del cliente. Los malentendidos entre desarrolladores y logísticos durante la cooperación son tan peligrosos como al principio.

Por ejemplo, si el departamento de logística mantiene estadísticas a nivel de producto, necesita recibir datos sobre cada marca por separado: realizar un seguimiento de facturas, facturas, etc. Los desarrolladores de TMS deben comprender si el sistema puede proporcionar este nivel de detalle.

5. Momento

La implementación de un sistema TMS es un proceso largo y que requiere mucha mano de obra. A primera vista, puede parecer que cuanto más rápido funcione una nueva solución, mejor para la empresa. Pero eso no es cierto.

Si el desarrollador da un plazo demasiado corto (por ejemplo, 2-3 meses), existe una alta probabilidad de que ofrezca una solución «en caja» y no se sumerja en los procesos de negocio. Y viceversa: si la implementación demora alrededor de un año, es demasiado.
Un buen promedio es de 5 a 7 meses.