Implementación de un sistema TMS: ¿cómo elegir el adecuado?

Este artículo será de interés para propietarios, directores o jefes de departamentos de logística de empresas. Para aquellos que gastan miles de euros al año en entregas y desean aumentar la eficiencia de las entregas implementando un sistema TMS.

Criterios de selección de TMS

Un directivo de empresa que ha decidido utilizar un sistema TMS tiene muchas preguntas:

1. ¿Qué capacidades específicas de los sistemas TMS existentes necesita mi empresa?
2. ¿Cómo redactar de forma competente las especificaciones técnicas de un sistema TMS?
3. ¿Desarrollar un sistema usted mismo o implementar un producto terminado?
4. Si utiliza un sistema ya preparado, ¿cuál? Hoy en día existen en el mercado decenas de soluciones de diferentes calibres y es difícil para un no iniciado entenderlas.
5. ¿Qué contratista debo utilizar para implementar un sistema TMS?
6. ¿Cuál es un costo razonable para un sistema TMS?

¿Qué tareas debería resolver la implementación de un sistema TMS?

Un error que cometen muchas empresas es empezar inmediatamente a redactar especificaciones técnicas para un sistema futuro. Pero es necesario comprender en detalle qué problemas comerciales debería resolver y qué efecto se espera de su implementación.

En primer lugar, el directivo debe plantearse a sí mismo (y a otros responsables de la toma de decisiones) la pregunta: ¿qué problemas específicos de la empresa debería resolver el futuro sistema? Desafortunadamente, no será posible arreglárselas con la respuesta estándar » TMS debería automatizar el trabajo manual «. Debe ser una lista específica de tareas o procesos comerciales y será diferente para cada empresa.

Éstos son sólo algunos ejemplos de nuestra práctica:

1. Una empresa manufacturera entrega sus productos a cadenas minoristas. El proceso utiliza diferentes esquemas de entrega: entrega en grupaje, FTL (entrega directa por camión), entrega en grupo, rutas. El objetivo principal de implementar el sistema es automatizar la selección del método de entrega óptimo.
2. La empresa fabricante utiliza un sistema TMS para distribuir automáticamente los vuelos entre las compañías aéreas de acuerdo con los resultados de la licitación.
3. La cadena minorista utiliza varios transportistas para entregar sus productos desde los centros de distribución a las tiendas. Por eso quiere utilizar el sistema TMS como plataforma de comunicación para asignar vuelos a las compañías aéreas y controlar su ejecución.
4. Un operador logístico presta servicios de entrega de grupaje y quiere implementar un sistema TMS para optimizar el agrupamiento de mercancías y aumentar la eficiencia del transporte a las regiones.
5. Una empresa de fabricación quiere que el proceso de entrega sea transparente y configurar análisis automatizados.

Solo después de que el gerente haya preparado una lista completa de los objetivos comerciales del proyecto de implementación y los haya aprobado con todas las partes interesadas, podremos pasar al siguiente paso: preparar las especificaciones técnicas.

¿Cómo preparar especificaciones técnicas para la implementación de un sistema TMS?

Una vez que se hayan identificado los objetivos de implementación de alto nivel, podrá atraer empleados especializados y comenzar a preparar las especificaciones técnicas. Si en el paso anterior operamos en términos de objetivos , ahora en términos de funciones del sistema .

Supongamos que hemos determinado que una empresa necesita principalmente análisis de alta calidad de un sistema TMS. En la etapa de preparación de las especificaciones técnicas, estamos trabajando en informes específicos que deben incluirse en los análisis. Por ejemplo:

• indicadores presupuestarios (plan vs real);
• el nivel de servicio de nuestros contratistas;
• desempeño operacional;
• análisis de los clientes de la empresa (participación de los costos de entrega en el costo de los bienes, nivel de servicio, etc.).

Además, una especificación técnica bien preparada también debe contener requisitos no funcionales (rendimiento del sistema, tolerancia a fallas, requisitos de almacenamiento de datos, etc.).

En esta etapa, es importante asegurarse de que las especificaciones técnicas sean preparadas no solo por el gerente, sino también por todos los empleados que de una forma u otra interactuarán con el sistema durante el proceso de trabajo (especialistas en operaciones, departamento de TI, almacén). representantes, etc).

Cuanto más tiempo dedique a desarrollar objetivos comerciales y especificaciones técnicas para el proyecto, mayores serán las posibilidades de obtener exactamente lo que busca y de que el proyecto se complete con éxito.

¿Su propio desarrollo o una solución ya preparada?

No hay una respuesta clara a esta pregunta. Pero hay preguntas adicionales, cuyas respuestas le ayudarán a comprender qué opción es mejor para usted.

1. ¿Son sus procesos de negocio únicos en el mercado (por regla general, esto es relevante para grandes empresas o empresas altamente especializadas)?
2. ¿Tiene su propia competencia en TI (arquitectos, analistas, soporte técnico, etc.)?
3. ¿Tiene su propia experiencia en el desarrollo de soluciones similares y comprensión de las mejores prácticas en este mercado?
4. ¿Está dispuesto a invertir una cantidad significativa en el desarrollo de su propia solución?

Si la respuesta a la mayoría de estas preguntas es negativa, es mejor recurrir a profesionales y elegir una solución ya preparada.

¿Cómo elegir un contratista para implementar un sistema TMS?

Una vez que tengamos una idea clara de nuestras expectativas sobre el futuro sistema, podremos empezar a contactar con varias empresas del mercado que venden sistemas TMS.

En esta etapa, es importante crear una lista de verificación de criterios mediante los cuales compararemos empresas entre sí. Esta lista de verificación constará de elementos de los TdR y varios requisitos adicionales. Por ejemplo, queremos que sea una solución basada en la nube, que se brinde soporte técnico las 24 horas del día, los 7 días de la semana, que el contratista esté listo para configurar de manera flexible el sistema para satisfacer nuestras solicitudes, etc.

A partir de los resultados del estudio de las propuestas de cada empresa, completamos un checklist y determinamos qué solución se adapta mejor a nuestros requisitos.

A la hora de elegir un contratista, es importante prestar atención no sólo a las características de la solución en sí, sino también a las de la empresa en su conjunto:

• ¿Cuánto tiempo lleva en el mercado?
• ¿Existe algún riesgo de que deje de existir o se venda en el horizonte en 5 años?
• ¿Quién ya trabaja con esta empresa en el mercado y qué reseñas dan al respecto?