10 errores a evitar al iniciar la automatización

La automatización es el uso de programas y dispositivos para realizar tareas repetitivas para optimizar los recursos y mejorar la eficiencia empresarial. Los objetivos de la automatización son aliviar a los empleados, liberarlos para procesos más complejos y eliminar errores causados ​​por el factor humano. Sin embargo, también se pueden cometer errores en la propia etapa de automatización. En este artículo veremos los más comunes.

¿Qué se puede automatizar y por qué hacerlo?

Puede automatizar cualquier acción que se produzca periódicamente y no requiera la participación de un especialista. Las empresas transfieren los procesos comerciales y de TI diarios al control de la inteligencia artificial: procesar solicitudes de clientes, dar de alta a nuevos empleados, enviar facturas, etc. El resultado de la automatización puede ser una cadena de cartas, el llenado y envío automático de documentos, el envío de notificaciones automáticas, la clasificación. solicitudes y enviarlas a los departamentos requeridos.

Cada una de estas tareas se puede realizar de acuerdo con una plantilla o algoritmo específico, por lo que es irracional hacer perder el tiempo de los empleados en ellas. Al mismo tiempo, los errores en acciones rutinarias pueden provocar pérdida de datos, incumplimiento de plazos, multas y otras consecuencias graves.

El software de automatización dedicado ayuda a prevenir problemas causados ​​por errores humanos, mejora el control de los procesos comerciales y libera recursos para tareas más importantes.

A continuación se muestran algunos problemas comerciales que la automatización puede ayudar a resolver:

• reducir costos reduciendo empleados redundantes y optimizando procesos de TI;
• aumento de la productividad;
• aumentar la satisfacción del cliente;
• poner orden en los procesos de negocio, reducir el tiempo de las operaciones;
• hacer que los procesos cumplan con las regulaciones internas y externas;
• aumentando la transparencia empresarial y simplificando el control de gestión.

Si resumimos todo lo anterior, queda claro que el principal error de la automatización empresarial es su total ausencia. Veamos 10 errores más graves que pueden obstaculizar el desarrollo de una empresa.

10 errores al automatizar procesos de negocio

1. Seleccionar demasiados procesos para automatizar . Cuantos más procesos se automaticen al mismo tiempo, menor será la calidad de la automatización. Es importante establecer prioridades correctamente y elegir qué se debe automatizar primero.
2. Priorizar la reducción del tiempo invertido . La automatización ayuda a reducir el tiempo que los empleados dedican a resolver problemas laborales. Sin embargo, esta no debería ser la primera prioridad, sino aumentar la productividad y la eficiencia.
3. No escuchar los consejos de los especialistas en TI . El personal del departamento de TI puede ayudar tanto en la creación de una estrategia de automatización como en la implementación práctica. Sus habilidades y experiencia lo ayudarán a aprovechar al máximo la automatización de procesos comerciales.
4. Escuchar sólo los consejos de los especialistas en TI . Al mismo tiempo, no se debe tratar el proceso de automatización como algo que solo requiere conocimiento de programas especiales y experiencia en su implementación. La automatización empresarial exitosa requiere una profunda experiencia y comprensión de los procesos que ocurren en la empresa.
5. Rechazar la ayuda de especialistas externos. Dado que la automatización de los procesos de negocio cubre una variedad de áreas, las competencias de los empleados a tiempo completo a menudo no son suficientes para una empresa. La decisión correcta es buscar ayuda de expertos externos.
6. Operar con categorías demasiado estrechas . La automatización requiere el uso de recursos de la empresa. Por lo tanto, utilizarlo para resolver sólo ciertos problemas concretos será irracional. Es importante crear tácticas que cubran varios procesos comerciales importantes de la empresa a la vez.
7. Pensar demasiado en grande. Al contrario del punto anterior, los grandes planes pueden hacer que el proceso de automatización tarde demasiado. Algunos procesos pueden ser muy exigentes en términos de calidad de implementación y consumir demasiado tiempo y esfuerzo. En lugar de automatizarlos todos, puede comenzar con el 60-70% de cada proceso.
8. No recibir apoyo de la gerencia . Dado que la automatización tiene un impacto global en la empresa, se requiere del apoyo de un ejecutivo de alto nivel para implementarla. Este especialista debe tener autoridad para tomar decisiones en toda la empresa.
9. Comenzar con la automatización sin una hoja de ruta . Antes de empezar a automatizar, es importante establecer objetivos claros y mensurables y delinear los pasos para alcanzarlos. El éxito depende del cuidado con el que se planifiquen los cambios y de la flexibilidad de la empresa en la planificación.
10. Considerar la automatización como la solución a todos los problemas . La automatización realmente puede ayudar a reducir costos, aumentar la productividad de los empleados y hacer que una empresa funcione de manera más eficiente. Sin embargo, es importante entender que no solucionará los problemas de gestión y organización inadecuada de los procesos. Comprender qué puede y qué no puede proporcionar exactamente la automatización de procesos de negocio a una empresa protege contra la decepción y el uso ineficaz de esta herramienta.

Uso de un sistema ESM para la automatización

Para automatizar la mayoría de los procesos de servicios en las empresas modernas, se utilizan tecnologías ESM (Enterprise Content Management). ESM es un conjunto de tecnologías que ayudan a recopilar, almacenar, gestionar y proporcionar acceso a contenido corporativo a los empleados de la empresa. Contenido se refiere a contratos, facturas, informes, propuestas comerciales, tablas, presentaciones y otros documentos que se utilizan en la empresa. Esto también incluye correspondencia por correo electrónico, archivos de audio y vídeo, páginas web, etc.

Al utilizar la plataforma ESM, las empresas crean un espacio corporativo unificado. Para ello, el sistema proporciona:

• entrada rápida de datos;
• almacenamiento fiable de contenidos con creación de copias de seguridad y diferenciación de derechos de acceso;
• filtrar, ordenar, categorizar y marcar contenidos corporativos;
• búsqueda conveniente;
  Acceso del usuario al contenido y colaboración en el contenido;
• control de acceso;
• Seguimiento de la versión del documento.